Snart är det jul, julklappar ska handlas och julmat ska planeras. Men ska upphandlingsdokument annonseras? Visst vore det riktigt skönt att trycka iväg det där upphandlingsdokumentet som jag slitit så med, ta ledighet, äta sill och må gott.
JA. Anbudsgivarna får ju hela tre extra veckor på sig att läsa och begrunda. Kanske kika lite på Kalle samtidigt som de administrativa villkoren ofrivilligt suddar till tillvaron, men ändå mals in någonstans när prinskorven börjar brännas lite i pannan. Julmiddag med gubbrörsstinna ägghalvor i en härlig symbios med utvärderingsmodell. Jo jag tackar!
”Kan någon skicka kvalitetskriterierna”, ”jag menar grisfötterna”.
Så skönt att få iväg den där surdegen, även om jag fick jobba ”in i laxen mycket” för att hinna, hovmästarsåsen rann ju nästan över. Nu ska jag vila med familjen och inte svara på frågor om varken avtalsvillkor eller ris à la Malta. Bara njuta, vara ledig, logga in lite på datorn, bygga snögubbe, öppna mejlen och skiva salami. Vara närvarande.
NEJ. Jag ska absolut inte störa anbudsgivarnas härliga julledighet bara för att jag råkar vara klar och vill ha ledigt. Jag sitter hellre och trycker på mitt upphandlingsdokument i fåtöljen när Tareq Taylor tänder ljuset. När dopp i grytan får mig att fundera på om det där kravet jag slängde in verkligen går att följa upp. Hur snabba leveranser som egentligen är nödvändiga när köttbullar och rödkål ska fram på bordet.
När jag efter maten tar på mig luvan, farfars alldeles för stora röda kostym och börjar pulsa fram i snön. Känner hur säcken fyllts upp av duplo, spritkök och annonsering. I kväll kanske jag ändå skickar iväg det… Efter glöggen.
VARFÖR kommer inte den där upphandlingen som de lovat före jul, jobbar inte upphandlaren mot målet att få ut det innan klenäterna friterats? Då hade jag ju haft tid att läsa på lite medan barnen prasslar med paketen. Jag kanske kunde ta en liten pepparkaka med mögelost samtidigt, eller lite hållbarhetskrav under senapen på skinkmackan. Nu måste jag ju prata med moster Inga i stället, vad vet hon om obligatoriska krav och egenförsäkran. Jag avvaktar lutfisken i morgon och ser om upphandlingen dyker upp.
Kan något av alternativen få oss alla att slappna av och vara lediga i jul eller är det en omöjlig uppgift?
Annonsera precis före jul eller vänta tills efter, vad tycker du?
Ingrid Hammarstrand
Upphandlare, offentlig sektor
JA. Annonsera för stalledrängen!
Ta höjd för ledighet tidsmässigt, såklart.
Passa samtidigt på att meddela att svar på frågor ej kommer att publiceras under perioden x-x.
Men, är UD färdigt så tycker jag det ska publiceras. Det är helt upp till anbudsgivaren när denne vill jobba med sitt anbud, och OM någon vill jobba övertid under röda dagar med sitt anbud och således öka chansen till ett bättre anbud, vilka är vi att stoppa dem från det?
Instämmer med ”en upphandlare i mängden”. Varför sitta och hålla på något som är klart? Men jag lägger alltid på gott om extra tid om en annons läggs ut för jul-ledigheten eller sommaren med för den delen. Annonserade ett par upphandlingar i somras under mitten av juni med sista dag i slutet av augusti, kan jag tycka är helt ok. Och samtidigt är vi transparenta och anger att under angiven tidsperiod kommer ingen kommunikation med anledning av upphandlingen ske, jag vill ju också kanske va lite ledig… särskilt mellan 15.00 – 16.00 24/12. 🙂
Annonsera; kanske finns det de som vill och kan jobba med underlaget under mellandagarna. Men se till att förlänga anbudstiden med motsvarande antal dagar så att även de som är långlediga har rimlig chans att komma in med ett väl underbyggt anbud.
Anser att likväl vi som leverantörer ska få hålla ledigt över jul & nyår, därav planeras tidsplaner i god tid, så vi har som rutin att åtminstone hinna öppna anbud före 20/12. Sedan går tilldelning ut i januari. Även för att säkra konkurrens och kvalitet, då många som behöver verka fram ett anbud över ledighet lätt kan göra missar/ eller tom avstår då de inte har personal inne. Om man är nära publicering går den ut i januari!
Vad är viktigast? Hur stärker vi vårt varumärke som offentlig sektor?
Håller med om att annonsera före jul, senast 1 vecka innan, och ”räkna bort” tiden för jul, nyår och trettonhelg i annonseringstiden. Informera om att frågor inte besvaras mellan ex 20 dec – 10 jan. Detta ger den som vill lite extra tid att arbeta med sitt anbud. Jag anser det vara bättre än att vänta till januari.
Låt även anbudsgivarna få ledigt under jul och nyårshelgen. Att publicera en upphandling precis innan julhelgen och inte svara på frågor under period x-x är nästan lite oförskämt om det dessutom är kort anbudstid. Det kan försvåra oerhört och kan innebära att leverantörer avstår från att lämna anbud, beroende av vad som upphandlas.
Publiceras en upphandling precis innan jul och nyårshelgerna så ta extra lång anbudstid.
Det är klart man kan annonsera före jul, kanske till och med på julafton om man vill det. Men som ansvarig upphandlare med en stor lust att få konkurrens i anbudsgivningen så måste man självklart se till att alla dagar före trettondagen ”räknas bort” och att anbudstiden efter trettondagen verkligen är skälig så att leverantörerna kan ge sitt bästa anbud. Svårare än så är det inte.
Låt anbudsgivarna få ledigt under jul och nyår!
Alla bolag har inte en stor anbudsavdelning och oavsett antal anställda inom anbud så är den efterlängtade ledigheten oftast välbehövlig efter månaders slit med många upphandlingar. Att få en hänvisning om att svar inte ges under en viss period har enligt mig oftast upplevts som respektlöst mot anbudsgivarna. Att få snabba svar är avgörande då det kan påverka om anbud lämnas eller inte och vilka resurser som behövs, tex specialistkompetens som anbudsavdelningen inte har.
Jag har själv fått ställa in både sommar- och julledighet alldeles för ofta då det trots några extra anbudsdagar inte varit möjligt att hinna med det arbete som krävts. Planera för att undvika sånt och kommunicera tänkt plan externt, det ger förmodligen ett bättre slutresultat.
Det finns fler aspekter som behöver beaktas, bland annat att rekrytering kan behövas under anbudstiden och att färre anbudsgivare eventuellt lämnar anbud. En annan aspekt är hur upphandlande myndighet är redo att hantera avtalsstart lokalt under dessa perioder. Har erfarit när detta inte har synkroniserats och att det mer eller mindre har blivit kaos lokalt på myndigheten på grund av ledighet och för lite förberedelsetid.
Sist men inte minst så är det något som gnager, även om den extra anbudstiden kanske räcker. Borde jag arbeta och då missa kvalitetstiden med barnen? Måste jag det för att hinna med? Har andra bolag mer resurser och får en rejäl fördel då de har resurser för att nyttja den extra anbudstiden maximalt? Låt anbudsgivarna få ledigt och planera för detta. Det kanske även din egen organisation uppskattar.
Svår avvägning! Här krävs nog en extra pepparkaka medan jag tar ställning… Det känns som att frågan delat församlingen i två läger: upphandlarna som vill få bort ärendet från bordet och kompenserar julhelgernas arbetsfria dagar med extra annonseringstid gentemot anbudsgivarna som hellre ser att underlaget kommer ut efter ledigheten. Det finns dock en part till här: verksamheten som beställt upphandlingen. De där kollegorna som jagat upphandlarna via både mejl och telefon hela december och undrat varför upphandlingen inte är klar ännu och varför de inte kommer få sina grejer innan årsskiftet så att fakturan kan landa på årets budget. De kom ju, faktiskt, med sin beställning av upphandling redan i slutet av november… Ska inte de få fira jul i trygg förvissning om att önskelistan i alla fall är skickad till tomten så att julklapparna kan öppnas den 7 januari?
Nej, så bråttom ska vi inte ha… Verksamheten som beställt upphandling sent i november får vackert vänta ett tag. Men, jag sällar mig ändå till kören som sjunger publiceringens lovsång på den öppna marknaden. Det måste ju ändå vara bättre att underlaget kommit ut, med ett anbudsdatum en bra bit in i januari eller kanske till och med vid månadsskiftet mot vabbruari, än att det ligger färdigt och skapar en irritation hos beställaren som gör utvärderingsprocessen mindre trevlig och mer stressig? Vi har ju ändå en del jobb att göra även efter att glöggen svalnat, granen barrat, paketen… ehrm… anbuden öppnats och kvalificeringen gjorts i nyårsraketernas kvardröjande dimma. Det arbetet behöver göras i en god ordning för att likabehandlingsprincipen, transparensprincipen och icke-diskrimineringen ska hållas lika heliga som Kalle Ankas spratt och inköpet av julaftons upplaga av kvällstidningen.
Många bra kommentarer. Som anbudsgivare kan jag tycka att det är ok att skicka ut innan jul men annonsera också att svar kommer efter ledigheterna alternativt en kollega som tar frågorna. Och se till att ha gott om tid efter helgerna. Om man nu vill ha in anbud? Jag har råkar ut för en sådan situation där upphandlaren tagit ledigt hela frågor o svar tiden. Och återkom dagen innan anbudet skulle vara inne! Så tanklöst.
Man kan som upphandlande myndighet öka intresset för en upphandling genom att tillhandahålla goda omständigheter för anbudsgivare, vilket kan ge fler anbud som stimulerar konkurrens och torde kunna leda till bättre affärer. Om man som upphandlande myndighet vill värna om ett generellt gott klimat visavi potentiella anbudsgivare och leverantörer är det naturligtvis grundläggande att bemöta dessa med respekt. Det betyder naturligtvis att inte annonsera upphandling vid udda tidpunkter för att sedan själv göra sig otillgänglig för Q&A, vilket borde vara sunt förnuft hos envar. Det betyder vidare att man är medveten om att om man annonserar just före en större högtid, som jul, så kan det menligt inverka på leverantörernas upphandlingsansvariga personers helgfrid. Eftersom leverantörerna – i upphandlande myndigheters kravställningar – antas beakta hållbarhet och god etik, god arbetsmiljö och bra arbetsförhållanden för de anställda och underleverantörer (s.k work-life balance) torde det vara på sin plats att även upphandlande myndighet gör så i realiteten, genom sitt agerande och inte blott på pappret. Om man ändå väljer att annonsera för att s.a.s bli av med upphandlingen från sitt arbetsbord före högtid bör rimligtvis inte högtiden inräknas i anbudstiden. Man bör då addera dagar som innebär att upphandlingen inte inkräktar på helgtiden.
För en som går från upphandlarens vardag till anbudsgivare vardag har jag nu två perspektiv. Upphandlaren I mig säger kör, men bid managen i mig säger snälla vänta och bidra till den ödmjuka relationen oss emellan. För lika väl som upphandlingsdokumentet förväntas vara bra utformat utifrån konstens alla regler, lika gärna förväntas anbudslämnaren forma bra anbud där konkurrensen blir hög. Ser man att upphandlingen ligger ute, släpper man inte tankarna på sitt anbuds formuleringar. Vi behöver ha mer dialoger över lag och förstå varandras arbetsprocesser.