Bevisar att upphandling är lönsamt

En väl genomförd upphandling kan vara mycket välinvesterad tid. Det bevisar Länsstyrelsen i Västra Götaland med webbportalen Information om Sverige som erbjuder samhällsinformation för nyanlända till Sverige.

Lisa Stanley, upphandlingssamordnare vid länsstyrelsen, berättar att portalen är ett avrop på Kammarkollegiets ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 2010. Rent praktiskt har upphandlingen genomförts som en förnyad konkurrensutsättning.

– Vi sparar drygt en miljon kronor åt enheten för social hållbarhet och det utan att tumma på kvaliteten, säger hon.

Det nya leveransavtalet sänker den årliga driftskostnaden med cirka 200 000 kronor. Kalkylen är baserad på månadskostnaden för drift, support, underhåll och utveckling av webbportalen.

– Uppdraget har lyfts fram som en attraktiv affär för leverantören med möjlighet att bidra till samhällsnytta och socialt ansvarfull utveckling.

Tid är en annan av nycklarna till framgången. I syfte att uppnå konkurrens och motivera anbudsgivare att delta har en längre avtalsperiod, på fyra till sju år, medvetet valts:

– Detta för att hjälpa leverantörerna att slå ut exempelvis implementeringskostnader på en längre period och på så sätt göra upphandlingen mer attraktiv.

Syftet med Information om Sverige är att erbjuda korrekt och relevant samhällsinformation. Webbportalen är översatt till tio språk och ger individen ökad möjlighet att själv kunna påverka sin situation i det nya landet, allt för att öka de nyanländas möjligheter att snabbare kunna etablera sig.

Tjänsten är i drift sedan tidigare. Leverans enligt det nya avtalet sker till en högre kvalitet, något som har säkrats upp genom en väl genomarbetad kravspecifikation.

– Jag tycker att vi lyckats visa att det genom en bra upphandlingsprocess går att spara pengar, skapa nytta och samtidigt nå högre kvalitet.