Sebastian Nordgren har lång erfarenhet av upphandling i både privat och offentlig sektor. Sedan 2015 är han inköpschef på Nacka kommun.
Förra hösten påbörjades ett stort förändringsarbete för är att samordna och effektivisera inköpen i kommunen.
– Kategoristyrning är på en annan nivå än själva upphandlingen. Det är ett sätt att leda och styra verksamheten. Och det måste ske i samverkan med verksamheten – tillsammans, säger Sebastian Nordgren.
För att göra detta möjligt krävs en samlad bild av behov och inköp i form av en spendanalys samt kunskap om de olika kategorierna och affärerna.
– Hittills har vi definierat kategorierna och vet var vi har kostnader samt en tanke på hur vi ska adressera dessa affärsområden, säger Sebastian Nordgren.
Tidsbrist är en stor utmaning för många upphandlare, vilket kräver prioriteringar. Och utan tillräcklig koll på hur stora uppdragen är blir det lätt så att den som skriker högst får mest hjälp.
Sebastian Nordgren tar it-licenser som exempel.
– Hur många licenser köper kommunen in på avtal? Och vad handlas vid sidan av? Om vi på upphandlingsavdelningen inte har koll på uppdragens storlek vet vi inte om vi lägger kraften på rätt saker.
Kategoristyrning handlar om att arbeta tvärfunktionellt, betonar Sebastian Nordgren.
– Målet är att fånga upp alla behov inom en viss kategori i stället för att jobba i stuprör. Det här är ett nytt sätt att arbeta som ger en del utmaningar, men vi är på rätt väg. Det är inte svårt men tar tid.
Kategoristyrda inköp ger också bättre input till verksamheten.
– I processen fångar vi upp en massa information som kan leda till förbättringar. Det här är strategin för att vinna alla matcherna, säger Sebastian Nordgren.
Men hur ska man frigöra tillräckligt med resurser?
– Visst tar det tid, särskilt i början. Men vad är alternativet? Har vi inte bilden klar kan vi inte göra ett bra jobb, säger Sebastian Nordgren.
Lyssna till Sebastian Nordgren på Upphandling24:s heldagskurs om kategoristyrning den 13 september.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer