Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Månadens profil
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
    • AI för upphandlare
    • Avtalsförvaltning
    • Entreprenadupphandling och AMA AF
    • Fortsättningskurs IT-upphandling
    • Kvalificerad entreprenadupphandlare
    • Kvalificerad IT-upphandlare
    • Leda upphandlingar effektivt
    • LOU på två dagar
    • Ramavtal
    • Säkerhetsskyddad upphandling
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
  • Platsannonsera

Bristande dokumentation utgör en risk för upphandlingen

Juridisk krönikaVikten av att dokumentera upphandlingar tog branschkollegor upp i en krönika i Upphandling24 i mars, skriver Christian Härdgård och Mikaela Johansson från Delphi, och instämmer i resonemanget om att bristande dokumentation kan föranleda ingripande. De belyser frågan ytterligare genom att uppmärksamma en nyligen meddelad praxis. Flera avgöranden från kammarrätterna illustrerar hur angeläget det är för upphandlande myndigheter att dokumentera upphandlingar.

| 2018-08-20
Christian Härdgård och Mikaela Johansson från Delphi.

I Kammarrättens i Stockholm dom 2018-05-14 i mål nummer 6874–6879-17 var det fråga om dokumentation av referenstagning, där den leverantör som ansökte om överprövning anförde att det inte framgick tydligt av dokumentationen hur referenspersonerna svarat på varje utvärderingskriterium.

Det var också om en av referenterna verkligen hade bekräftat att referensföremålet hade full funktionalitet, och den överprövande leverantören ifrågasatte rent av tjänsteanteckningarnas riktighet.

Kammarrätten konstaterade att även om det inte finns något uttryckligt krav i LOU på att en upphandlande myndighet ska göra en tjänsteanteckning efter muntlig referenstagning, följer det av dokumentationsskyldigheten och den i EU-praxis utbildade insynsprincipen att en upphandlande myndighet måste kunna visa vilka uppgifter en referent lämnat och att dokumentera dessa.

Eftersom det inte gick att kontrollera om de lämnade svaren innebar att upphandlingens krav var uppfyllda hade den upphandlande myndigheten brutit mot transparens- och likabehandlingsprinciperna. Enligt kammarrätten var det dock tillräckligt med rättelse på så sätt att referenstagningen gjordes om.

I Kammarrättens i Göteborg dom 2018-06-18 i mål nummer 6220-17 var det också fråga om bristande dokumentation av referenstagning. I det aktuella fallet rådde oenighet om huruvida en leverantör uppfyllde visst krav samt vad som sagts under ett referenstagningssamtal. Referenten intygade nämligen i efterhand att kravet var uppfyllt samt det var vad han skulle ha angivit vid tydlig fråga.

Enligt kammarrätten talade detta för att referenstagningen brustit, och då den upphandlande myndigheten inte kunde visa annat fick den omständigheten läggas denna till last. Leverantören fick anses ha gjort sannolikt att kravet var uppfyllt och dess anbud borde inte ha förkastats.

Då det inte rörde sig om ett fel i det konkurrensuppsökande skedet ansåg kammarrätten att det var tillräckligt med rättelse genom ny utvärdering, där den klagande leverantörens anbud skulle beaktas.

Kammarrätten i Stockholm meddelade 2018-05-14 även dom i mål nummer 6449-17, den relativt uppmärksammade ”passdomen” som belyser frågor om jäv och korruption. En aspekt i målet var just den bristande dokumentationen –  nämligen att Polismyndigheten inte, när dess opartiskhet ifrågasattes, förmådde visa att likabehandlingsprincipen inte hade åsidosatts. Detta eftersom det saknades fullgod dokumentation av de ifrågasatta kontakterna med befintlig leverantör inför och under upphandlingen, samt av syftet med kontakterna.

I detta fall rörde det sig alltså inte om motiveringen av myndighetsbeslut i upphandlingen, men väl om åtgärder under genomförande av en upphandling (jämför ordalydelsen i 12 kap. 14 § LOU). Konsekvensen blev i denna situation däremot att hela upphandlingen fick göras om.

Vi konstaterar att felet här var grundläggande och att hela upphandlingens syfte med konkurrensutsättning riskerade att förfelas.

Sammantaget följer av målen att det ligger i den upphandlande myndighetens eget intresse att dokumentera alla steg i en upphandling. Inte minst vid muntliga kontakter finns anledning att iaktta försiktighet, då det i ett senare skede kan bli viktigt att kunna bevisa vad som sagts och vad som varit anledningen till kontakterna.

I annat fall riskerar man att lida rättsförlust, och detta även om man kanske inte agerat fel i övrigt – man måste kunna styrka att man förfarit i enlighet med lag och upphandlingsdokument om detta ifrågasätts.

Det kan i sammanhanget noteras att det enligt 19 kap. 30 § LOU, vilken motsvarar 12 kap. 14 § LOU för de icke direktivstyrda upphandlingarna, i dagsläget inte föreligger dokumentationsskyldighet om upphandlingens värde understiger 100 000 kr.

Förenklingsutredningen har dock i betänkandet SOU 2018:44, vilket publicerades i juni, föreslagit att denna gräns slopas och att dokumentationsskyldigheten ska gälla alla direktupphandlingar. I betänkandet påpekas att dokumentationen av sådana upphandlingar sällan behöver vara särskilt omfattande. Som vi har sett finns dock all anledning att även i fortsättningen utarbeta interna riktlinjer och rutiner för upphandlingsdokumentation.

Till ovan anförda skäl kommer naturligtvis även upphandlingsprinciperna samt leverantörers och allmänhetens intresse av insyn.

 

Läs även krönikan från Hamiltons advokatbyrå Upphandlande myndighet – dokumentera mera

Läs mer: JuridikJuridisk krönika

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Låg kickback blir något högre

Efter flera år av gradvisa sänkningar väljer Sinfra att höja sin kickback med 0,2 procentenheter till 0,9 procent från 1 juli.

Mössan på med kommunala köp

Kommunal inköpskraft kan tjäna som motvikt till en marknad för studentmössor som många upplever som alltmer dysfunktionell. Uppsala är senast i raden av kommuner att gå till upphandling.

Sara Baeckmark

“Namnet speglar kulturen”

Karriär

Åren på Regeringskansliet väckte intresset för upphandling – tiden på SEK gav erfarenhet som chef. Sedan 7 april leds Familjebostäders inköpsorganisation av Sara Baeckmark.

Kommunen segrare i Värnamotvist

Värnamo kommun får rätt i en segsliten byggtvist kring ett avtal som hävdes 2017. Entreprenören döms att ersätta kommunen med drygt 50 miljoner kronor.

Dalauppror mot miljardgräns

Region Dalarna ställer omsättningskrav på en miljard kronor för sin kollektivtrafik. Det har skapat ett politiskt missnöje med kritik mot upphandlingen från alla kanter.

Skanskas låga pris godkänns

Jönköpings kommun gjorde fel som förkastade ett anbud från Skanska som onormalt lågt. Det fastslår Kammarrätten i ett beslut om att rätta en upphandling av VA-arbeten.

Lediga jobb

MSB myndigheten för samhällsskydd och beredskap

Upphandlare till MSB

MSB myndigheten för samhällsskydd och beredskap

Inköpare till MSB

Senaste nyheterna

Låg kickback blir något högre
Mångfald och AI trendar på Anbudsdagen
Mössan på med kommunala köp
Sara Baeckmark“Namnet speglar kulturen”
Kommunen segrare i Värnamotvist
Dalauppror mot miljardgräns
Skanskas låga pris godkänns
MSB myndigheten för samhällsskydd och beredskapUpphandlare till MSB
MSB myndigheten för samhällsskydd och beredskapInköpare till MSB
Synar korruption vid upphandling
Välkomnar försörjningsavtal
“Ta mer risk, upphandlare”
TranåsOmtag i Tranås efter KKV-kritik
Tyck till om uppföljning
Drömmer om kortare arbetstid
Fritt fram kräva miljömärkning
Varnar för saboterade upphandlingar
Anna BergendalTill försvar för LOV
Sara Heelge VikmångStora ratar hemtjänst-LOV
Platsannonserbjudande sommar2025
ANNONS FRÅN INDUS OCH EXPANDIA

Guide: Upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Här får du tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Ladda ner kostnadsfritt >

Mest visade inlägg

  • Skanskas låga pris godkänns
  • Varnar för saboterade upphandlingar
  • Synar korruption vid upphandling
  • Välkomnar försörjningsavtal
  • “Ta mer risk, upphandlare”
  • “Namnet speglar kulturen”
  • Mössan på med kommunala köp
  • Dalauppror mot miljardgräns
  • Kommunen segrare i Värnamotvist
  • Omtag i Tranås efter KKV-kritik

Läsarnas åsikter

Monica : Mössan på med kommunala köp
Är detta verkligen något en kommun ska ägna sig åt? Fint syfte såklart men är det en kommunal angelägenhet att…
Peter : Skanskas låga pris godkänns
Gärna en uppföljande kommentar ifrån Jkpg kommuns jurist som, mer eller mindre, förmätet lät uttala: "för mig handlar det om…
Anna : Skanskas låga pris godkänns
Det känns som ett spel för gallerierna det här med onormalt låga priser. I verkligheten händer ju ingenting. Det går…
Karoline Holmberg : ”Från pärm till skärm”
Jag skulle snarare säga att man behöver analysera e-handelslösningarna för att se vilka av dem som är lämpliga för vilken…
Arian Dushku : När skattekontot visar leverantörsproblem
Hej Andreas, Tack för dina ord och din fråga! Skattekontot kan berörd leverantör beställa via Skatteverket. Be dem ange erat…
Linus Jeppsson : ”Från pärm till skärm”
Håller med Erik ovan. Det är tyvärr inte riktigt allt som lämpar sig för elektronisk beställning. Medan de flesta varor…
Andreas : När skattekontot visar leverantörsproblem
Tack Arian för bra artikelserie. Men hur får man smidigt tillgång till skattekontot?
Erik : ”Från pärm till skärm”
Det bör göras en utredning om vilka varor och tjänster som inte lämpar sig för e-beställning, om detta inte likställs…
Miaman : ”Från pärm till skärm”
Det var sannerligen på tiden! :D
Jörgen Nilsson : Bolt i egen prisklass
Uppenbarligen så har cabonline och sirius arbetat med en snarlik kalkyl. När man offererar taxi så är lönens andel i…
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Mångfald och AI trendar på Anbudsdagen

Vill du veta hur du undviker onödiga anbudsmissar och hur AI kan underlätta i anbudsprocessen? Är du dessutom nyfiken på hur kulturell mångfald är något du kan dra nytta av i anbudsarbetet? På Anbudsdagen den 14 oktober på Bygget i Stockholm samlas leverantörer från hela Sverige till en heldag för att lyssna till experter som delar med sig av tips och insikter för att göra fler och bättre offentliga affärer.

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 22-23 oktober
  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 6 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 12-13 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 20 november
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 25 november
  • AI för upphandlare | 27 november
  • LOU på två dagar | 2-3 december
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 4 december
  • Få fart på er avtals­förvaltning | Hösten 2025
  • Fortsättningskurs IT-upphandling | Hösten 2025

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde *
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Tillämpat krav som inte uttryckligen framgått
  • Hetaste rättsfallen från första kvartalet
  • Mer restriktiv bedömning av avvikelser?
  • Bakläxa om utredningsansvar
  • Juridisk rapport om miljömärkning i upphandling
  • Förtroendet för rättskipningen riskerar att urholkas
  • Förslag 3: Ta bort verksamhetskriteriet i Hamburg-undantaget
  • Inga krav som inte uttryckligen följer dokument
  • Förslag 2: Gör teckal-undantaget mer lättläst
  • Hur allvarligt fel krävs för uteslutning?

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Bo Nordlin

Kontaktuppgifter

Adress: Upphandling24, Tegnérgatan 39, 111 61 Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »