Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Annonsera
    • Platsannonsera

Bristande dokumentation utgör en risk för upphandlingen

Juridisk krönikaVikten av att dokumentera upphandlingar tog branschkollegor upp i en krönika i Upphandling24 i mars, skriver Christian Härdgård och Mikaela Johansson från Delphi, och instämmer i resonemanget om att bristande dokumentation kan föranleda ingripande. De belyser frågan ytterligare genom att uppmärksamma en nyligen meddelad praxis. Flera avgöranden från kammarrätterna illustrerar hur angeläget det är för upphandlande myndigheter att dokumentera upphandlingar.

| 2018-08-20
Christian Härdgård och Mikaela Johansson från Delphi.

I Kammarrättens i Stockholm dom 2018-05-14 i mål nummer 6874–6879-17 var det fråga om dokumentation av referenstagning, där den leverantör som ansökte om överprövning anförde att det inte framgick tydligt av dokumentationen hur referenspersonerna svarat på varje utvärderingskriterium.

Det var också om en av referenterna verkligen hade bekräftat att referensföremålet hade full funktionalitet, och den överprövande leverantören ifrågasatte rent av tjänsteanteckningarnas riktighet.

Kammarrätten konstaterade att även om det inte finns något uttryckligt krav i LOU på att en upphandlande myndighet ska göra en tjänsteanteckning efter muntlig referenstagning, följer det av dokumentationsskyldigheten och den i EU-praxis utbildade insynsprincipen att en upphandlande myndighet måste kunna visa vilka uppgifter en referent lämnat och att dokumentera dessa.

Eftersom det inte gick att kontrollera om de lämnade svaren innebar att upphandlingens krav var uppfyllda hade den upphandlande myndigheten brutit mot transparens- och likabehandlingsprinciperna. Enligt kammarrätten var det dock tillräckligt med rättelse på så sätt att referenstagningen gjordes om.

I Kammarrättens i Göteborg dom 2018-06-18 i mål nummer 6220-17 var det också fråga om bristande dokumentation av referenstagning. I det aktuella fallet rådde oenighet om huruvida en leverantör uppfyllde visst krav samt vad som sagts under ett referenstagningssamtal. Referenten intygade nämligen i efterhand att kravet var uppfyllt samt det var vad han skulle ha angivit vid tydlig fråga.

Enligt kammarrätten talade detta för att referenstagningen brustit, och då den upphandlande myndigheten inte kunde visa annat fick den omständigheten läggas denna till last. Leverantören fick anses ha gjort sannolikt att kravet var uppfyllt och dess anbud borde inte ha förkastats.

Då det inte rörde sig om ett fel i det konkurrensuppsökande skedet ansåg kammarrätten att det var tillräckligt med rättelse genom ny utvärdering, där den klagande leverantörens anbud skulle beaktas.

Kammarrätten i Stockholm meddelade 2018-05-14 även dom i mål nummer 6449-17, den relativt uppmärksammade ”passdomen” som belyser frågor om jäv och korruption. En aspekt i målet var just den bristande dokumentationen –  nämligen att Polismyndigheten inte, när dess opartiskhet ifrågasattes, förmådde visa att likabehandlingsprincipen inte hade åsidosatts. Detta eftersom det saknades fullgod dokumentation av de ifrågasatta kontakterna med befintlig leverantör inför och under upphandlingen, samt av syftet med kontakterna.

I detta fall rörde det sig alltså inte om motiveringen av myndighetsbeslut i upphandlingen, men väl om åtgärder under genomförande av en upphandling (jämför ordalydelsen i 12 kap. 14 § LOU). Konsekvensen blev i denna situation däremot att hela upphandlingen fick göras om.

Vi konstaterar att felet här var grundläggande och att hela upphandlingens syfte med konkurrensutsättning riskerade att förfelas.

Sammantaget följer av målen att det ligger i den upphandlande myndighetens eget intresse att dokumentera alla steg i en upphandling. Inte minst vid muntliga kontakter finns anledning att iaktta försiktighet, då det i ett senare skede kan bli viktigt att kunna bevisa vad som sagts och vad som varit anledningen till kontakterna.

I annat fall riskerar man att lida rättsförlust, och detta även om man kanske inte agerat fel i övrigt – man måste kunna styrka att man förfarit i enlighet med lag och upphandlingsdokument om detta ifrågasätts.

Det kan i sammanhanget noteras att det enligt 19 kap. 30 § LOU, vilken motsvarar 12 kap. 14 § LOU för de icke direktivstyrda upphandlingarna, i dagsläget inte föreligger dokumentationsskyldighet om upphandlingens värde understiger 100 000 kr.

Förenklingsutredningen har dock i betänkandet SOU 2018:44, vilket publicerades i juni, föreslagit att denna gräns slopas och att dokumentationsskyldigheten ska gälla alla direktupphandlingar. I betänkandet påpekas att dokumentationen av sådana upphandlingar sällan behöver vara särskilt omfattande. Som vi har sett finns dock all anledning att även i fortsättningen utarbeta interna riktlinjer och rutiner för upphandlingsdokumentation.

Till ovan anförda skäl kommer naturligtvis även upphandlingsprinciperna samt leverantörers och allmänhetens intresse av insyn.

 

Läs även krönikan från Hamiltons advokatbyrå Upphandlande myndighet – dokumentera mera

Läs mer: JuridikJuridisk krönika

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar Avbryt svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Vill slippa skrota prototyper

Upphandlingsmyndigheten ska inrätta en arena för innovationsupphandling. ”Genom att tidigt ta in upphandling som en del i innovationssystemet minimerar vi risken för prototypkyrkogårdar”, säger Anna Möller Wrangel, chef för strategienheten.

Foto: Henrik Hedman.

Kräver klarhet om nya tågen

Affären med fem motorvagnståg skenar kostnadsmässigt och sätter klassiska Inlandsbanan i bryderier. Nu kommer ägarkrav på en översyn om lagstiftningen följts.

Kräver tillbaka EU-stöd

Ingen LOU eller LUF – inget stöd. Umeå och Sundsvall är två kommuner som får känna av Tillväxtverkets hårda linje.

Brittisk strid når Sverige

Uppdaterat

En hätsk arbetsmarknadskonflikt i Manchester får en ny spelplan i form av upphandlad kollektivtrafik i Sverige. Brittiska Unite tar ett ovanligt grepp för att försöka blockera Go Aheads entré på den svenska marknaden.

Hållbarhet kan ge lägre kostnader

Hållbara livsmedel behöver inte vara dyrt. Ett strategiskt hållbarhetsarbete kan snarare ge lägre kostnader för många inköp. Det är slutsatsen i en rapport från Upphandlingsmyndigheten.

Samling kring e-handel

I ett nytt digitalt utvecklingsprogram för e-handel deltar tio myndigheter under ledning av Statens servicecenter. Med programmet är förhoppningen att e-handel ska ses som en tydligare utvecklingsresurs inom respektive myndighet.

Lediga jobb

Strategisk upphandlare till Socialstyrelsen

  • Senior Upphandlare till Svefa i Göteborg
  • Upphandlingsjurister till Statens inköpscentral
  • Göteborgs Stad söker upphandlingsjurist med förvaltningsjuridisk inriktning
  • SKL Kommentus Inköpscentral söker Upphandlare
  • Upphandlare till SISAB
  • Region Jämtland Härjedalen söker Upphandlare för fastighetsrelaterade upphandlingar
  • Chalmers söker Upphandlare
  • Halmstad kommun söker Avtalscontroller
  • Halmstad kommun söker Upphandlare
  • Upphandlare inom IT till Helsingborgshem
  • Sida söker Inköpshandläggare
  • Folkhälsomyndigheten söker Upphandlare
  • Telge söker Senior entreprenadinköpare

Senaste nyheterna

Vill slippa skrota prototyper Vill slippa skrota prototyper
Kräver klarhet om nya tågen Kräver klarhet om nya tågen
Kräver tillbaka EU-stöd Kräver tillbaka EU-stöd
Brittisk strid når Sverige Brittisk strid når Sverige
Hållbarhet kan ge lägre kostnader Hållbarhet kan ge lägre kostnader
Samling kring e-handel Samling kring e-handel
Vill involvera politikerna Vill involvera politikerna
Redo för breda allmänheten Redo för breda allmänheten

Senaste kommentarerna

  • Vägleder om cirkulär ekonomiDet mesta som köps har oavsett seriösa ambitioner vid inköp tillverkats av giriga företag som lagt tillverkning av delar eller...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerJag håller med om att det allmänna förtroendet för det offentliga påverkas negativt av dåligt skötta affärer och övriga mindre...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerJag håller med om att det allmänna förtroendet för det offentliga påverkas negativt av dåligt skötta affärer och övriga mindre...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerOavsett vad som gått fel så är det naturligtvis viktigt att det får konskevenser för de ansvariga personligen. Det "gamla"...
  • Avfallsbolag kan få böta 11 miljonerEtt troligt alternativ i aktuellt fall är att, det är resursbrist i bolagets upphandlingsavdelning som är orsaken till dessa otillåtna...

Shortcodes Ultimate

Aktuella utbildningar

  • Kvalificerad IT-upphandlare | 21-22 april
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 11 maj
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 12 oktober
  • Leda upphandlingar effektivt | 14 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 20-21 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 9 november
  • Anbuds­utvärdering – med utvärderings­modeller och -kriterier | Hösten 2021

Guide – upphandla moduler

Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister. Guiden är kostnadsfri.

Annons

Läs guiden om moduler

Ta del av kostnadsfri guide med råd, erfarenheter och branschkunskap kring att upphandla moduler och paviljonger som Upphandling24 har tagit fram tillsammans med leverantörer, upphandlare och jurister.

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

 

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »