Det gemensamma bemanningsavtalet inom vården, som är värt nära 40 miljarder kronor, har blivit en framgång. Regionerna ser en tydlig effekt och kan redovisa kraftigt minskade hyrkostnader för 2024.
Det är Kathe Mandorff, strategisk upphandlare, och Catarina Sjöling, projektledare, på avdelningen för koncerninköp på Västragötalandsregionen, som fått upphandlingen i hamn.
Ett arbete som gett dem utmärkelsen Årets inköpare 2025, en hyllning de beskriver som både fantastiskt rolig och en total överraskning.
– Vi hade inte en aning om att vi var nominerade när vi satt där på SOI-middagen. Inte förrän man pratade om en stor upphandling för vården började vi förstå, säger Kathe Mandorff.
– Vi har fått så fin respons från branschfolk runt om i landet. Flera vill att vi ska komma och föreläsa, säger Catarina Sjöling.
Förutom äran delar ni på 15 000 kronor. Vad ska ni göra för prispengarna?
– Vi ska dela en upplevelse någonstans här på Västkusten. Båda rider och så gillar vi spa och vin. Det kanske går att kombinera? säger Kathe Mandorff.
Det var 2022 som hon fick uppdraget att hålla i den nationella upphandlingen av vårdbemanning. Då hade redan en första upphandling avbrutits med hänvisning till brister i upphandlingsunderlaget.
– Jag antog utmaningen under förutsättning att jag fick en ”co-pilot” vid min sida. Och mitt val föll på Catarina som jag var van att arbeta med.
De lyfter båda fram vikten av att vara två som håller i en så omfattande upphandling.
– Vi kompletterar varandra väl. Kathe är duktig på att ta beslut och jag är strukturerad och innovativ, säger Catarina Sjöling och fortsätter:
– Vi visste att vi skulle kunna hamna i blåsväder, men också att vi skulle få stöttning. Vi har fått ett fantastiskt stöd av projektgruppen och av alla ute i regionerna. De är extremt proffsiga arbetsmyror.
Kathe och Catarina berättar att de också tidigt bestämde sig för att göra ett omtag och tänka utanför boxen. Något som starkt bidragit till att upphandlingen gick i mål.
– Vi insåg att vi kunde dra nytta av möjligheterna i det nya 19:e kapitlet i LOU. Resultatet blev höga kvalificeringskrav med möjlighet för fler leverantörer att ansluta sig under avtalets gång, säger Kathe Mandorff.
Att manövrera upphandlingen förbi 380 frågor och sex överprövningar var inte lätt.
– Vi kände oss trygga med underlaget. Men visst var det en härlig känsla när kammarrätten givit grönt ljus och Högsta förvaltningsdomstolen inte gav prövningstillstånd, säger Kathe Mandorff.
Att de båda arbetat länge både med upphandling och på regionen gav dem trygghet att våga testa nytt.
– Det krävs mod både att göra stora upphandlingar och våga testa nytt. En upphandlare måste våga vara djärv, konstaterar Kathe Mandorff.
– Men när det handlar om en så stor upphandling kan man inte göra förändringar överallt. Det gäller att utgå från målen och sedan fokusera på några få saker, tillägger Catarina Sjöling.
Skulle ni hoppa på en nationell upphandling igen?
– Kanske inte just inom bemanning. Men absolut skulle vi överväga något annat – om vi ansågs vara bäst för uppdraget, säger de samstämmigt.
Den chansen är nog stor.
En upphandling med 380 frågor och 6 överprövningar låter som en dåligt genomarbetad upphandling med många oklarheter.
Alltför många upphandlingar präglas av dåliga prismodeller och dåligt ställda krav som skapar otydlighet och osäkerhet hos anbudsgivarna. Halva poängen med uphandlingar och förfrågningsunderlag är att reducera osäkerheten och förklara upphandlingens omfattning..
@Carl Hedberg, det beror väl på varför frågor ställs och överprövningar görs? Jag fick över 400 frågor som en leverantör suttit och lurat på till sista dag att ställa frågor. De spann över vad definitionen av vad en helgfri vardag var till vettiga saker om hur utvärderingsmodellen var tänkt att fungera, givet olika priser. Att just den upphandlingen som artikeln rör blev överprövad är knappast förvånande givet den besparing som vårdgivare menar sig ha gjort på inhyrd vård efter att avtalet kom på plats. Deras besparing, som nog i stort var att vänta, betyder ju lika mycket mindre klirr i kassan hos leverantörerna. Det hade jag också försökt bråka om, om jag var den som sålda bemanningstjänster till vården. Upphandlande myndighet vann ju tillslut också samtliga överprövningar, så den hade ju i vart fall i formell mening gjort rätt. Och att det gått formellt rätt till är ju just också allt LOU och domstolarna är till för att pröva. Om något är affärsmässigt korrekt eller ger mest nytta för pengarna kommer aldrig antalet frågor eller överprövningar att svara på, det handlar om annat.
Priserna var extremt trevliga för regionerna då rättsprocessen tog sin tid och första prisjusteringen sker efter ett år från avtalets start. Stoppar inte en av parterna att begära en justering omedelbart!
Fint arbete från Kathe och Catarina men vill ge en stor eloge till övriga som tog över när det väl var dags att implementera. De som förvaltar avtalet nationellt och alla som varit med från diverse förvaltningar såsom HR, beställare, avropsenheter samt jurister för nämna några få gör ett otroligt arbete dagligen!
Erik, 12 kap 12 § LOU stadgar att “En upphandlande myndighet ska på begäran av en leverantör lämna kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten senast sex dagar före angiven sista dag för anbud, förutsatt att upplysningarna har begärts i god tid.” Du hade nog kunnat avstå från att besvara de flesta eller samtliga frågor med hänvisning till bestämmelsen.