Kommunerna och landstingen i Halland kan glädja sig åt en besparing på upp till tio miljoner kronor utslaget på fyra år. Det blir nämligen resultatet av den senaste ramavtalsupphandlingen av inkontinenshjälpmedel där man utnyttjade möjligheten att välja en leverantör per produktområde.
De tidigare ramavtalen rymde flera leverantörer per område. Beslutet att välja en leverantör visade sig vara ett riktigt lyckokast. Den beräknade besparingen blir nämligen 2,5 miljoner kronor per år under de fyra år ramavtalet maximalt kan komma att gälla.
Beslutet om att i så gott som alla delar av upphandlingen bara välja en leverantör per produktområde gjorde att anbudsgivarna pressade sina priser extra mycket. Det har gjort att Hallands län har fått bättre priser än många betydligt större regioner som vid samma upphandling istället valt flera leverantörer per område.
Medlemmarna i referensgruppen var dock inte helt övertygade i den inledande fasen av upphandlingen:
– De var väldigt mot det i början men sedan tyckte de att det var toppen att göra på det här viset, säger Lisbeth Andermyr, upphandlare på Halmstads kommun.
Hon framhåller även det stora stöd i upphandlingsarbetet som länets båda urokonsulenter bidragit med.
Upphandlingen bestod av två huvuddelar; katetrar och absorberande skydd. De båda delarna innehåller ett femtiotal produktområden och ingen leverantör kunde erbjuda samtliga produkter.
Inom området katetrar är konkurrensen inte speciellt stor vilket gjorde att tidigare priser inte påverkades i någon större utsträckning. Genom den sortimentsbegränsning som gjorts förväntar man sig dock kunna spara några procent på inköpen inom området. Den stora besparingen gjordes istället på de absorberande produkterna vilka utgör 17 miljoner kronor per år. Hela avtalet är värt 25 miljoner kronor årligen.
På upphandlingsfunktionen på Halmstads kommun anser man inte att det finns någon risk i att begränsa sortimentet till en leverantör per produktområde. Alla produkter som var med i upphandlingen håller mycket hög standard. Man pekar även på fördelarna för den vårdpersonal som ska jobba med produkterna. De kan nu fokusera på ett sortiment istället för flera.
Tidigare har upphandlingen av inkontinensskydd gjorts tillsammans med Kronobergs- och Blekinge län, men den här gången beslutade man sig alltså för att göra jobbet helt i egen regi.
Det nya ramavtalet börjar gälla den 1 oktober i år och löper på två år med möjlighet till förlängning i två år.
Elektronisk upphandling
Upphandlingen gjordes helt elektroniskt genom att anbudsgivarna fick fylla i alla uppgifter direkt i Halmstads kommuns upphandlingssystem Tend&Sign vilket går att nå via internet. En positiv effekt av det var att inga anbud blev underkända av formella orsaker vilket är ganska vanligt med det traditionella pappersbaserade systemet. Bland annat missades inga skall-krav då det elektroniska systemet inte tillåter att anbud skickas in om inte alla fält är ifyllda. Ett par anbudsgivare föll bort då deras anbudsprover, som skickades per post, kom in för sent. Den elektroniska hanteringen förenklade anbudsförfarandet väsentligt vilket gav nya möjligheter i det fortsatta arbetet:
– Sedan kunde vi lägga mer krut på utvärderingen eftersom själva anbudslämnandet blev jättelätt även för leverantörerna, säger Lisbeth Andermyr.
I Halmstads kommun görs alla samordnade upphandlingar elektroniskt. Tidigare erbjöds det som ett alternativ för leverantörerna men målet är att man inom kort ska komma bort helt från pappersbaserade anbudsförfrågningar. I de övriga kommunerna i Hallands län görs inte elektroniska upphandlingar i lika stor utsträckning.
Lisbeth Andermyr hoppas nu på nästa upphandling, nämligen den som gäller lagerhållning och distribution av de nya produkterna:
– Tack vare att vi har ett mycket mindre sortiment än tidigare kan det hända att vi kommer att spara pengar även i den här upphandlingen.
Leverantörerna sparar pengar
Även om en den här typen av ramavtalsupphandling innebär att färre får sälja produkter så ser de leverantörer Lisbeth Andermyr talat med positivt på metoden. Bland annat menar hon att leverantörerna slipper lägga ner stora kostnader på marknadsföring gentemot konkurrenterna. Samtidigt är det positivt för personal på landsting och kommuner som kan fokusera på ett mindre sortiment med färre produkter. Färre leverantörer som kommer på besök för att informera om och utbilda kring sina produkter är en annan vinst i sammanhanget.
Abena AB – en positiv leverantör
Ett av de företag som tog sig ända fram i Hallands läns upphandling av inkontinensskydd är Abena AB. Tilldelningsbeslutet gäller bland annat produkter inom området absorberande skydd. Företagets affärsenhetschef Mikael Borggren är mycket nöjd:
– Hallands län genomförde den här upphandlingen på ett mycket bra sätt. Framförallt var förfrågningsunderlaget tydligt.
Kommentaren pekar på vikten av att den upphandlande enheten verkligen vet vad den vill köpa och sedan tydliggör det genom en bra kravspecifikation. Det är extra viktigt att skall-kraven görs tydliga. Det gör att en leverantör snabbt kan avgöra om företaget har produkter som klarar kraven och inte lägger ner tid i onödan.
Mikael Borggren menar även att det tydliga förfrågningsunderlaget i kombination med den elektroniska upphandlingen underlättade den upphandlande enhetens beslutsprocess. Resultatet blev att tilldelningsbeslutet kom ovanligt snabbt.
Vidare ser han vissa möjligheter till att framöver kunna spara pengar på minskade marknadsföringsinsatser inom de produktområden där man nu blivit ensam leverantör. Bland annat kan man spara in på informationsmaterial och säljarinsatser. Han poängterar dock att Abena enligt avtalet fortfarande måste ge stöd och utbildning så att vårdpersonalen väljer rätt produkter ur sortimentet. Han menar dessutom att just det är viktigt för att användarna ska bli nöjda.
Mikael Borggren anser inte att upphandlingsmetoden där bara en leverantör väljs automatiskt behöver ge samma positiva effekt vid alla offentliga upphandlingar. Han menar att det främst passar inom områden med få kunder där det är svårt för en leverantör att kompensera en missad affär.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer