Förhandlar sig till gemensamt system

Kronobergskommunerna Lessebo, Ljungby, Markaryd, Tingsryd, Växjö och Älmhult har gemensamt upphandlat ekonomisystem. Systemet införs successivt i kommunerna och beräknas vara i full drift vid årsskiftet 2015/2016.

– Upphandlingarna är avslutade utan överprövning, säger Helene Blomqvist, upphandlare på upphandlingsenheten i Växjö kommun, som berättar om fyra anbudsgivare som alla gick vidare i selekteringen.

Helene Blomqvist beskriver en upphandling som föregåtts av ett grundligt förarbete. Målsättningen var att hitta ett långsiktigt hållbart ekonomisystem som stödjer kommunernas befintliga och framtida processer och som kan användas i alla steg från planering, målstyrning och budgetering till analys och uppföljning av verksamheten.

– Alla länets avtal är tecknade och kommunerna har påbörjat införandeprojekten.

Det är Växjö kommuns upphandlingsenhet som har drivit upphandlingsprocessen. Den har genomförts som förhandlat förfarande, något som har inneburit en hel del arbete och en lång process.

– Förhandlingarna har varit nödvändiga för att diskutera kommunernas och kommunala bolags olika förutsättningar, vilket har resulterat i långsiktiga och fördelaktiga avtal.

Avtalet omfattar en total leverans för samtliga kommuner och uppgår till cirka 7,5 miljoner kronor. Det är tecknat för fem år med option om förlängning upp till 14 år.

– Under upphandlingsprocessen hade vi möjlighet att diskutera olika förutsättningar för samtliga deltagande kommuner vilket bidrog till att vi fick en verklig kostnadsbild och en tydlig kostnadsutveckling över tid, säger Helene Blomqvist.

Kommunerna har inte tidigare samarbetat kring ekonomisystem. Ändå har denna upphandling löpt mycket smärtfritt:

– Trots att det varit många kommuner involverade har vi haft ett otroligt gott samarbete på alla nivåer och har hittat en fungerande struktur för att hålla ihop processen med många köpare och många förhandlingar. Kommuner och landsting hör av sig regelbundet och vill ta del av material och tips – och vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.