Förhandling inför nytt lönesystem

Nyköpings och Oxelösunds kommuner använde förhandlad upphandling vid införskaffandet av ett nytt lönesystem. Stefan Kindeborg säger att den upphandlingsformen tar tid, men att resultatet i gengäld blir bra.

Nyköping och Oxelösund har valt Bluegarden som leverantör av HR- och lönesystem. Sörmlandskommunerna gör sammanlagt 6 600 löneutbetalningar per månad.

Stefan Kindeborg, upphandlingschef vid Nyköpings kommun, konstaterar att ledtiderna för upphandlingar ofta är alldeles för korta. I det i detta fall tog man sig tid och resurser för att kunna genomföra upphandlingen på ett korrekt och affärsmässigt sätt.

– Vi genomförde en förhandlad upphandling (med en föregående prekvalificering) där funktionella krav och användarvänlighet värderades något högre än offererat pris. Utvärderingsmatrisen blev inget litet dokument.

Redan i ansökningsinbjudan bjöds alla intresserade företag in till en öppen hearing om kommunens planer och där fanns det även möjlighet att ställa frågor om projektet. I ett antal demos för olika personalgrupper fick utvalda anbudsgivare visa hur man genomför handgrepp som reseräkning, godkännande av ledighet och så vidare.

– Det hade inte varit möjligt att genomföra denna komplexa upphandling utan förhandlingar, fortsätter han.

Upphandlingen genomfördes med såväl externt konsultstöd som stöd från kommunens eget projektkontor.

– Förhandlad upphandling kräver visserligen mer fingertoppskänsla och tid, men resultatet blir bra, genomarbetat, och uppskattas också av de anbudsgivare som deltar.

Minna Forsblom, lönechef på Nyköpings kommun, vittnar om ett omfattande arbete med att gå igenom arbetsrutiner och möjliga förbättringsområden.

– Vår fokus var att hitta ett system som kan stötta oss i löne- och HR-arbetet och som båda kommunerna kan växa med i framtiden. Nu väntar ett intensivt år av införande av det nya systemet.

Projektet genomförs under året. Första löneutbetalning väntas ske under första kvartalet 2015. Avtalet omfattar systemleverans, underhåll, support och utveckling. Det sammanlagda ordervärdet är cirka 16 miljoner kronor.