Jag tycker att debatten kring upphandlingar och inköp i vårt avlånga land saknar en viktig dimension som sällan belyses i medierna.
Upphandling är fortfarande upphandlingsenheternas fråga, inköpsprocessen saknar central status hos de upphandlande myndigheterna. Fortfarande betraktas processen som juridisk handläggning och inte det som det faktiskt är – ett försörjningsstrategiskt beslut hos verksamheten som handlar upp.
Tänk om alla förstod att de personer som väljs ut för att genomföra upphandlingarna både får ansvar för ekonomi, hållbarhet och verksamhetsfunktionalitet men också verksamhetsutveckling. Man ser inte kopplingen utan fokuset ligger alldeles för mycket på själva lagstiftningen och vem som möjligtvis har tid …
Som Magnus Höij, förbundsdirektör, Innovationsföretagen, skrev i debattartikeln i fredags:
Varje år genomförs offentliga upphandlingar till ett värde av 782 miljarder kronor. Att genomföra en upphandling innebär att köpa in kompetens som beställaren själv inte besitter med målet att få en slutprodukt med relevant kvalitet och funktion levererad.
Han har helt rätt! Beställarkompetensen är helt avgörande för resultatet!
Då behöver beslutsfattare hos alla upphandlande myndigheter väldigt noggrant välja ut vilka som ansvarar för kravställningar och målformuleringar för affären, det vill säga vilka som deltar i upphandlingar.
I så många år har jag hört att man tror sig lösa problemet genom att höja kompetensen hos upphandlaren men ärligt talat, det är kompetensen hos de upphandlande myndigheterna som måste samspela i upphandlingen. Hur du ställer krav är ju helt avgörande för affärens impact.
Vill man få ut innovation, ny funktion, säkerhet eller andra effekter i upphandlingen så måste den kravställande verksamheten bli bättre på att göra affärer!
Jag tror att jag har många upphandlare med mig när jag säger att just detta kämpar man med i varenda upphandling. Men de som deltar gör det så pass sällan att detta får göras om och om och om igen, vi kommer aldrig till själva ”levlandet” så kontentan blir att organisationens inköpsmognad utvecklas extremt långsamt.
Varför är det så här då? Jag har varit i branschen väldigt länge och jag ser fortfarande att inköpsfrågorna inte är prioriterade utan frånskiljs och hanteras som juridisk handläggning. Upphandlingsfunktionen är inte integrerad, vi måste ju handla upp, suck…det finns inte tid… är fortfarande vanliga kommentarer.
Den dagen organisationen betraktar inköp och upphandling lika naturligt och självklart som processerna kring HR och ekonomi och investeringar, ja den dagen längtar jag till. När man nyttjar utvecklingspotentialen och kraften i våra affärer i synergi med verksamhetsutvecklingen, wow då händer det grejer. Och självklart finns organisationer som redan är där, men ni är inte så många … ännu, men vi kämpar på.
Katarina Appelqvist
Inköpschef
Kungsbacka kommun
Så sant…
Suck, du har så rätt.
Så rätt!
Som upphandlare förväntas du inte bara styra skutan i hamn utan du ska upphandla material, miljövänligt sådant så klart, projektera, säkerställa att alla lagkrav uppfylls vid samtliga tider, driva ett kostnadseffektivt projekt, sjösätta och sedan styra skutan till den söderhavsö som övriga vill till utan att bidra med mer än lite tid o kanske en halv tanke.
Att vara upphandlare idag är tufft, det tär på ork och engagemang när det samma brister hos övriga parter..
Huvudet på spiken, Katarina! Frågan är hur vi kan komma till rätta med detta? Kan SKR hjälpa till? De sitter på mycket kompetens; kanske att de kan bidra med sakkunniga råd om vilka strukturer inom kommunala organisationer som kan sättas för att få bättre styrning och nyttjande av rätt kompetens för kravställning i samband med inköp?
Delar helt din åsikt. Det här är ju inte ”Rocket science”, varför är det inte fler som förstår?
Det som Katarina skriver är så väldigt sant.
Upphandlarens kompetens är självklart viktigt, men även en riktigt bra upphandlare sitter med bakbundna armar om verksamheten inte är förmögen att fatta strategiska beslut och prioritera vid resurstillsättningen inför upphandlingen.
Kan bara instämma i det du skriver. Om jag som upphandlare hade haft en lön för varje område som jag förmodas vara expert på, eftersom jag i stort sett utelämnas till att själv svara på allt, hade jag varit rik.
Hur lång tid ska det ta för den offentliga sektorn att förstå att det finns stora pengar att tjäna på en bra inköpsverksamhet?
En av de stora problemen är precis som Katarina skriver att inköpsfrågorna dvs. inköpsprocessen inte är en strategisk fråga på högsta ledningsnivå. Arbetar man i en kommun har vi också politiken som inte heller använder detta som ett verktyg att nå sina mål. Frågan är hur vi ska nå dit? Har själv varit med om att jag faktiskt nått dit men så slutar några nyckelpersoner och då kastar man allt över ända när nya personer kommer in och man får börja om.
ett annat problem är att vi som arbetar med detta behöver steppa upp och inte bara skriva om detta i forum som detta som är lite ”för inbördes beundran”. Med det menar jag att frågorna måste lyftas till forum som där debatt tas i de strategiska frågorna och inte bara läses av oss som arbetar med inköp i offentlig sektor.
Det finns nog inte en upphandlare som inte känner igen sig. Bristerna i kunskap hos verksamheterna som ställer kraven är ofta väldigt uppenbara. Många av oss har nog också erfarenhet av att frågorna inte är prioriterade. Hur många inköpschefer/upphandlingschefer sitter förresten i ledningsgrupperna? Inte många, och frågorna filtreras ofta via inköpschefens chef som kanske är ekonomi- eller kanslichef och inte har så stor kunskap eller förståelse.
Om en upphandling skall bli lyckad så måste det finnas en beställarkompetens antingen hos den enhet som skall använda det som skall upi uppphandlas eller på inköpsavdelningen. Det kan jämföras med kravställning inför en upphandling av ett IT-system. Orsaken till att det inte blir som man har tänkt sig är oftast att beställaren inte har klarat av att formulera de krav som är så naturliga att man tar dem för givna eller inte ens förstår att det är ett krav. När man får leveransen så blir det ju inte som man tänkt sig och då skyller man ofta på leverantören.
Ett exempel är upphandling af fastigheteskötartjänster till skolor. Fastighetskötaren har ofta varit hustomte och reservpappa till stökiga barn men den rollen återspeglas inte i upphandlingsdokumenten efter den formellt sätt inte finns. När den rollen försvinner från skolan så blir barn mer stökiga.
Frånvaron av innovation är tydlig då den som upphandlar vill känna sig säker. Om man är konsutl så skall man ha gjort tamma sak minst tre gånger tidigare, helst för samma typ av kund. Det innebär att det inte blir någon kunskapsöverföring från ansdra branscher/roller. Att upphandla det okända är osäkert och kan göra att den som formulerat kraven blir betraktad som oseriös och det är inte bra för karriären.
Ett exempel som är akturellt för mig som hjälper innovatörere ut på en marknad är att en av dem har ett nytt rengörings- och tvättmedel som är baserat på cellulosa. Det innehåller inga farliga kemikalier och behöver alltså inte ha någon varningstext på förpackningen.
Där bryr jag min hjärna med att fundera på hur en kommun skall kunna kravställa det när de inte ens vet att det finns. Om jag är där och upplyser om att det finns och får inköparen att sätta det som ett skallkrav i upphandlingen så är jag väl jävig enligt LOU och har påverkat upphandlingens karaktär. Ni som är rutinerade inköpare här kan gärna ge mig en hint om hur man skall gå tillväga. Man kanske skall erbjuda ett varuprov till en kostnad som understiger tröskelvärdet? Sen tar det ju två år kanske innan nästa upphandling av rengöringsmedel sker. Det förhållningsättet är bekvämt för inköpare och fissa ansvariga finner det nöjsamt att omförhandla på rutin, men var får det innovativa plats?
När säljare inter får springa omkring och visa sina produkter för kunderna så blir det för lite rapportering om vad det nya kan åstadkomma. Personlig försäljning där säljaren bygger bilden av det sämsta med att fortsätta som vanligt och det bästa med att förändras händer inte på samma sätt när hen som leverantör inter får röra sig inne i organisationen. Det ersätts ofta av kravformuleringar och förhandling. Om man är riktig ”duktig” som inköpare så sätter man leverantörerna i olika rum på kontoret och går sedan runt och förhandlar ner priset. I avtalen formulerar man rätten till förnyad konkurrensutsättning och då vet man att priset i alla fall blir lågt, kanske till och med så lågt att alla leverantörer utom en gör konkurs. Då har man helt plötsligt en monopolleverantör som gärna utnyttjar situationen och höjer sina priser.
Svaret på dessa frågor är att understödja kompetensutvecklingen, förmåga till kravanalys och förhandling hos inköparen. Med tillräcklig kompetens i fackområdet, med tillräckligt mycket besök på mässor och konferenser så kan hen framstå som kunnig i fackområdet i en sådan omfattning att verksamheten respekterar inköpsfunktionen. Om det skall ske så måste också löner justeras till de nivåer som liknande positioner har i organisationen.
Det leder till trygghet och i sin tur till att bättre affärer görs där kravdokumenten blir mer nyanserade.
Som konsult har jag någon gång hållit ett föredrag med titeln:
Hur man löser okända problem.
Det har ofta lett till eftertanke.
Ett exempel:
Bong Ljungdahl hara i alla tider levererat kuvert. Ett kuvert används ofta till att stoppa i ett meddelande och sedan försegla det så att det säkert når avsändaren. Jasg ställer då frågan om hur stor marknadsandel Bong Ljungdahl har inom säker elektronisk post? Nog borde det ha funnits någon inöpare genom åren som ställt kravet på att denna trygga säkra leverantör också skulle se till att leverera det?
Transparens och öppenhet leder till att människor ger sitt allra bästa och då blir det för det mesta riktig bra.
Jag skriver som de flesta andra i tråden att jag känner igen mig. Min farhåga är att det kommer från lagstiftarna som hela tiden tror att det är en kompetensfråga hos upphandlarna och de utlovade ”förenklingarna” komplicerar ytterligare. Den goda affären raderas i nationella skrivningar (och LOU). Kvar blir en skyddslag för leverantörer och en målsättning om rättvisa för alla utom upphandlande beställare – säkert bra tänkt på papperet men i praktiken en omöjlig ekvationen.
Jag har ändå turen att oftast arbeta för en organisationsdel där effekter av upphandlingsprojekt på allvar. Men det genomsyrar inte organisationen och är inte en självklarhet.
Håller med Ulla Hannegård, det är en fråga för ledningsnivån, att de förstår, stöder och promotar inköp som en strategisk resurs vilket bidrar till goda affärsinriktade inköp och upphandlingar. Men för detta behöver inköp visa sin skärpa genom att jobba strategiskt inom kategoristyrning, leverantörsutveckling, avtalsuppföljning, nyckeltal, inköpsplaner, leverantörsdialoger, etc. Detta skapas inte över en natt, men går med metodiskt arbete och planering att införa och utveckla.
@håkan
Det är ju detta som är ett av problemen! Hör du någonsin att HR chefen måste spetsa till och visa ledningen? Naturligtvis ska inköp leverera på ett professionellt och bra sätt men vi kommer bränna ut massor med människor om vi ska ”frälsa underifrån”.
Av debattören och kommentarerna att döma till denna artikel tycks den offentliga upphandlingen inte ha påtagligt förbättrats eller effektiviserats sedan lagstiftningens tillkomst för omkring 25 år sedan. Mycket talar också för det när man följer Konkurrensverkets ärenden som främst rör otillåten direktupphandling, statliga utredningar på området och även Upphandling24 och Inköpsrådets nättidning. Upphandling kräver verkligen som framgår av artikeln specialistkompetens. Denna avser ju utöver hög kunskap om givna regler även kunskap om marknaden/företagen inkl. konkurrensen och berörda produkter. Erfarenheter visar att region- och kommunledningar och statliga myndigheter inte har satsat på upphandlingen som ett viktigt verktyg för att få förmånliga produktpriser till förutbestämd/given kvalitet. Efter att ha följt frågan under många år är jag liksom debattören pessimistisk om möjligheterna att skapa en annan tingens ordning. Kanske ett första steg i en sådan process kan vara att upphandlingsfunktionen i ökad utsträckning följer upp och visar nyttan av sitt arbete för kommun- och myndighetsledningar m.fl.
Så sant
Klockren analys
Huvudet på spiken!
tack, bra formulerat!