Det visar Upphandlingsmyndighetens kundbehovskartläggning med inriktningen att bygga god kundförståelse och få bättre kunskap om vilka behov av stöd målgrupperna har.
-Leverantörer och upphandlare delar till stor del uppfattning av vad som är utmaningar och vad som är möjligheter med upphandling och offentliga affärer. Till exempel sticker inte problem med lagstiftningen ut utan det är möjligheterna med dialog som utmärker sig från båda parterna, säger Filip Brännström, chef för Upphandlingsmyndighetens kundenhet.
Upphandlingsmyndigheten har använder sig av en metodik med servicedesign som ett led i en förflyttning till en mer kundcentrerad organisation.
–Både leverantörer och upphandlare är centrala kunder hos oss. Kundbehovsanalyserna har visat att de har gemensamma utmaningar. Genom att förstå båda sidor kan vi på Upphandlingsmyndigheten utveckla vårt stöd framåt. Analyserna är viktig del i den processen, säger Filip Brännström, som närmast kommer att presentera analysen under Upphandling24:s Sverigeturné i Borlänge den 16 maj och i Östersund den 17 maj.
Hittills har två kundbehovsanalyser genomförts, en för upphandlare i kommuner och en för leverantörer. Över 60 personer har deltagit i djupintervjuer om deras erfarenheter av och perspektiv på processen innan, under och efter en upphandling.
– Upphandlare är redan i dag bra på att använda sig av våra tjänster, exempelvis Frågeservice. Bland leverantörerna ser det helt annorlunda ut. Många vet inte ens om att vi finns, vilket vi aktivt arbetar med att förändra och kommer i år ta fram stöd till leverantörer utifrån de beh0vsanalyser vi har gjort, berättar Filip Brännström.
Från djupintervjuerna framträder några övergripande kundinsikter som pekar på utvecklingsområden:
* Förbättrade upphandlingsunderlag. Ett genomarbetat underlag skapar trygghet och effektivitet hos alla parter.
* Önskemål om tidig dialog. Både leverantörer och upphandlare efterfrågar mer tidiga dialoger. Ökad förståelse för regelverket och hur tidiga dialoger får gå till är viktiga aspekter för att nå dit.
* Uppföljning. Strukturerad uppföljning är något som efterfrågas av både leverantörer och upphandlande myndigheter. Att tid och resurser finns för detta är centralt.
En annan slutsats är att leverantörerna kan delas in i fem beteendegrupper, allt från nybörjaren som upplever offentlig upphandling som krånglig till den strategiska som vill vara med och förändra upphandlingsområdet.
De olika beteendegrupperna har behov av olika typer av stöd. Denna insikter ger Upphandlingsmyndigheten möjlighet att förstå och anpassa sitt stöd för att passa flera olika kundgrupper.
– Kundbehovsanalyserna är ett sätt för oss att hålla örat mot marken och lyssna in vilka behov våra kunder har. Vi har tydligt sett att leverantörer och upphandlare har gemensamma utmaningar. Nästa steg är nu är att utveckla vårt stöd tillsammans med våra kunder så att de viktiga stegen i inköpsprocessen blir så smidiga som möjligt för alla berörda parter, säger Filip Brännström.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer