Molnbaserad inköpsanalys ska spara miljoner

Bromölla kommun håller som bäst på att införa ett molnbaserat system för inköpsanalyser. Verktyget, som även valts av Helsingborgs stad, är redan mycket populärt i Danmark där det funnits på marknaden i fem år. Enligt leverantören SAS Institute utnyttjas det av ungefär hälften av alla danska kommuner.
 
– En förutsättning för att vi ska kunna optimera våra inköp är att vi kan analysera vilka produkter och tjänster som verkligen har köpts in och till vilket pris, förklarar Sven Stengard, ekonomichef i Bromölla kommun.
 
Systemet skapar det underlag som behövs för att skapa järnkoll på inköpspriser och avtalstrohet. Inköpen analyseras ner på artikelnivå för att sedan automatiskt kategoriseras enligt det internationella klassificeringssystemet UNSPCS.
 
– Vi hoppas på att kunna göra stora inköpsbesparingar och istället använda resurserna till att utveckla våra verksamheter.
 
I och med att införandet pågår finns ännu inga praktiska erfarenheter av verktyget.
 
– Eftersom vi är så pass tidigt ute bland landets kommuner tar det lite extra tid för oss att få fram filer och underlag från våra datasystem att skicka till SAS Institute och att skapa rutiner för detta.
 
Med hjälp av kommunens egna underlag och erfarenheter från programleverantören räknar Sven Stengard med att under en treårsperiod totalt kunna finna besparingar på sex miljoner kronor.
 
– Fast jag är försiktig och brukar tala om halva den summan. Det handlar inte bara om att se besparings- och effektiviseringspotentialen, utan också att kunna genomföra dem och frigöra resurserna.
 
Sven Stengard berättar att man ska börja med att analysera inköp och avtalstrohet inom området kontorsmateriel.
 
– Vi kommer att stämma av så att vi handlar av de leverantörer vi har avtal med och inga andra samt kontrollera prisvariationerna och om det finns orimliga köp.
 
Vad blir nästa steg?
 
– Därefter ska vi söka exempel på inköpsområden som vi borde ha avtal på, men inte har det i dag.