Fia Ewald, konsult på Veriscan, var en av dem som talade på e-myndighetsdagarna i Stockholm i slutet av september. Frågan hon tog upp var om tillgången till offentliga handlingar verkligen har ökat tack vare införandet av 24-timmarsmyndigheten.
Tanken med den här nya myndigheten är bland annat att öka medborgarnas möjligheter att kontakta myndigheter, och att göra det lättare att ta del av information från dessa instanser.
Offentlighetsprincipen behandlar medborgarnas rätt till insyn i myndigheternas arbete. Öppenhet och insyn ska göra myndigheterna effektivare, öka rättssäkerheten för medborgarna och på så sätt minska risken för korruption och maktmissbruk.
Fia Ewald menar att det traditionellt sett har varit svårt att förverkliga innebörden i offentlighetsprincipen. Hon hade hoppats på att 24-timmarsmyndigheten skulle ge myndigheterna bättre förutsättningar att göra det här, men hon tycker inte att det har blivit så.
– En begränsning med 24-timmarsmyndigheten är att man tidigt valde att fokusera på tjänster. I det arbetet har frågan om medborgarnas insyn försvunnit, säger Fia Ewald.
Rädsla resulterar i restriktioner
Enligt offentlighetsprincipen ska medborgare ha tillgång till allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda. Varje myndighet har möjlighet att till stor del själv sätta praxis för vad som ska betraktas som en allmän handling.
Enligt Fia Ewald har många myndigheter informationsskräck och är alltför restriktiva, till exempel när det gäller att lämna ut information om pågående ärenden. Ofta vill man bara lämna ut information och dokument om redan fattade beslut. Men i många fall kan det vara av stort intresse för medborgarna att ta del av just pågående ärenden och de dokument som ligger till grund för beslut som fattas.
– Jag förespråkar kunskapsinsyn, att alla medborgare ska ha samma tillgång till information och handlingar som handläggarna har.
Undersökningar på webben
För ett par år sedan gjorde hon en studie av 16 kommuner i Värmland. Hon undersökte hur mycket information de hade lagt ut på sina webbsidor med utgångspunkt från 24-timmarsmyndigheten. Det hon fann var att inte ens miniminivån i offentlighetsprincipen, att lägga ut diariet, var uppfylld.
I dagarna gjorde hon en ny, i och för sig ovetenskaplig studie.
Hon gjorde stickprovsundersökningar och tittade på webbsidorna för 20 statliga myndigheter, 20 landsting, regioner och länsstyrelser samt 20 kommuner. Hon sökte efter verksamhetspresentationer, med information om vilken typ av information man kan hitta och var.
Ingen av de 60 webbsidorna hade någon tydlig information om vilken typ av information som finns tillgänglig för medborgarna. En av de statliga myndigheterna, 8 av de 20 landstingen, regionerna och länsstyrelserna och ingen av de 20 kommunerna hade lagt ut diariet.
Svårt att hitta och förstå information
Utan en verksamhetsbeskrivning är det svårt för medborgaren att bilda sig en uppfattning om vilken typ av information man kan förvänta sig av en myndighet.
För även om information och dokument finns tillgängliga är det ofta svårt för en privatperson att tolka dem.
– Ofta krävs otroliga förkunskaper av användaren för att hitta. Man måste till exempel känna till ord som dossiernummer, vilken verksamhet som har hand om ärendet eller dokumentet, och i vilken instans det behandlas.
Fia Ewald ser också problem med innehållet i myndigheternas diarier. Många är dåligt skötta och svåra att söka i. Ofta innehåller de bara politiska handlingar som till exempel protokoll och kallelser, eller information om in- och utgående post.
– När man väl hittat något är det ofta torftig information. Det är sällan man får se själva dokumentet, bara en sammanfattning med datum och korta referenser.
Bättre överblick nödvändigt
Det här leder till merarbete för myndigheterna. Genom att se till att ha information lättillgänglig på webben kan myndigheterna slippa ifrån många onödiga telefonsamtal med frågor.
– Tyvärr tror jag att den interna sökmöjligheten är lika dålig. Inte ens inom myndigheterna har man en helhetsbild av de dokument som finns.
Hon anser att det är nödvändigt att skapa en överblick över den information som finns inom en myndighet. Det leder till effektivitet och, framför allt, informationssäkerhet.
– Man måste se informationshantering som viktigt, och utdela ägarskap.
Ett steg i den riktningen är att införa dokumenthanteringssystem som fungerar i organisationen.
– Mitt förslag är att myndigheterna borde börja ta offentlighetsprincipen på allvar. Det är viktigt att förstå dess innebörd och hur den bör tillämpas.
Fia Ewald tycker att det är nyttigt att även utmana Personuppgiftslagen (PUL) lite. I dag skyddas namn ofta i alltför stor utsträckning, och genom att släppa lite på de här restriktionerna skulle sökbarheten öka.
– Det borde ske en satsning på offentlighetsprincipen på nationell nivå, men det finns ingen myndighet som driver frågan. Genom att fokusera på offentlighetsprincipen uppfylls medborgarintresset. Det här borde vävas in i arbetet med 24-timmarsmyndigheten och behandlas med samma vikt som de tjänster som utvecklas.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer