Sten Lövrup.”Leverantören ska i anbudet visa att den uppfyller förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget. Obligatoriska krav på Leverantören och tjänsten måste uppfyllas. Genom anbudssvar accepterar Leverantören samtliga föreskrivna…”
Och sådär fortsätter det, sida upp och sida ner.
Företagare som tänkt testa på det här med offentlig upphandling, men sedan tröttnat innan de ens hunnit fram till vad upphandlingen handlar om!
Det är dessvärre inte ovanligt. De är inställda på att göra affärer med spännande kunder, men möts av ett femtiosidigt underlag – fyllt med svårtillgängliga texter och snåriga beskrivningar.
Ett vanligt konstaterande när man håller i en introduktionskurs i offentlig upphandling är att ”strukturen på förfrågningsunderlaget följer i stora delar strukturen på lagtexten”. Något som inte är ett lika vanligt konstaterande är hur uppåt väggarna feltänkt det egentligen är.
Om man tänker sig in i situationen att man som privatperson ska köpa en vara, vad börjar man med då – att beskriva den vara man vill köpa eller att beskriva den leverantör man vill köpa av?
Givetvis börjar man med varan. I offentlig upphandling ser det dock allt som oftast inte ut så. Anledningen till detta är med största sannolikhet att ”så har vi alltid gjort”. Jag vill dock slå ett slag för att uppmuntra de offentliga myndigheterna och upphandlarna ute i Sverige att tänka om.
Hur många sidor av text måste en anbudsgivare läsa innan denne kommer fram till de relevanta frågorna i just din upphandling? Har du som upphandlare någonsin ställt dig den frågan? Det har jag och svaret är dessvärre inte särskilt upplyftande…
Jag har själv jobbat som upphandlare och upphandlingskonsult i många år och själv skrivit den här typen av otillgängliga förfrågningsunderlag. När jag nu arbetar allt mer mot den privata sidan inser jag hur fel detta varit.
Offentliga myndigheter borde ta till sig den här tanken och börja alla sina upphandlingar med en sammanställning av vilka krav som är absolut mest relevanta för den specifika upphandlingen.
Att man inte är dömd för bedrägeri, har ett finansiellt sunt bolag samt betalt in sina skatter och avgifter är för de seriösa leverantörerna en självklarhet (och för de oseriösa inte något som kommer hindra dem ifrån att försöka få ett avtal ändå).
Krav på kvalitetsledningssystem och miljöpolicy kan eventuellt ställa till det för vissa leverantörer, men går att åtgärda innan anbudsinlämning.
Antal års erfarenhet, teknikspecifika krav, leveransvolymkrav och liknande kan dock vara ”deal breakers” och bör av den anledningen klart och tydligt sammanställas så att det är det första leverantören ser.
En sådan sammanställning ska man gärna kunna ta del av utan att ens behöva skaffa inloggning till de olika elektroniska systemen. Varför inte använda till exempel beskrivningsfältet till detta?
Menar man allvar med att öka mängden små och medelstora bolag som gör affärer med offentlig sektor måste man göra underlagen mer lättillgängliga. Genom att hjälpa leverantörerna att spara tid i sitt anbudslämnande, kommer man kunna få bättre anbud, mindre slarvfel och skapa möjlighet för fler bolag att göra affärer med det offentliga.
Det skulle vara en vinst för hela Sverige.
Sten Lövrup
Affärsområdesansvarig,
Offentlig upphandling
Jansson & Norin AB
