”Leverantören ska i anbudet visa att den uppfyller förutsättningarna och kraven i förfrågningsunderlaget. Obligatoriska krav på Leverantören och tjänsten måste uppfyllas. Genom anbudssvar accepterar Leverantören samtliga föreskrivna…”
Och sådär fortsätter det, sida upp och sida ner.
Företagare som tänkt testa på det här med offentlig upphandling, men sedan tröttnat innan de ens hunnit fram till vad upphandlingen handlar om!
Det är dessvärre inte ovanligt. De är inställda på att göra affärer med spännande kunder, men möts av ett femtiosidigt underlag – fyllt med svårtillgängliga texter och snåriga beskrivningar.
Ett vanligt konstaterande när man håller i en introduktionskurs i offentlig upphandling är att ”strukturen på förfrågningsunderlaget följer i stora delar strukturen på lagtexten”. Något som inte är ett lika vanligt konstaterande är hur uppåt väggarna feltänkt det egentligen är.
Om man tänker sig in i situationen att man som privatperson ska köpa en vara, vad börjar man med då – att beskriva den vara man vill köpa eller att beskriva den leverantör man vill köpa av?
Givetvis börjar man med varan. I offentlig upphandling ser det dock allt som oftast inte ut så. Anledningen till detta är med största sannolikhet att ”så har vi alltid gjort”. Jag vill dock slå ett slag för att uppmuntra de offentliga myndigheterna och upphandlarna ute i Sverige att tänka om.
Hur många sidor av text måste en anbudsgivare läsa innan denne kommer fram till de relevanta frågorna i just din upphandling? Har du som upphandlare någonsin ställt dig den frågan? Det har jag och svaret är dessvärre inte särskilt upplyftande…
Jag har själv jobbat som upphandlare och upphandlingskonsult i många år och själv skrivit den här typen av otillgängliga förfrågningsunderlag. När jag nu arbetar allt mer mot den privata sidan inser jag hur fel detta varit.
Offentliga myndigheter borde ta till sig den här tanken och börja alla sina upphandlingar med en sammanställning av vilka krav som är absolut mest relevanta för den specifika upphandlingen.
Att man inte är dömd för bedrägeri, har ett finansiellt sunt bolag samt betalt in sina skatter och avgifter är för de seriösa leverantörerna en självklarhet (och för de oseriösa inte något som kommer hindra dem ifrån att försöka få ett avtal ändå).
Krav på kvalitetsledningssystem och miljöpolicy kan eventuellt ställa till det för vissa leverantörer, men går att åtgärda innan anbudsinlämning.
Antal års erfarenhet, teknikspecifika krav, leveransvolymkrav och liknande kan dock vara ”deal breakers” och bör av den anledningen klart och tydligt sammanställas så att det är det första leverantören ser.
En sådan sammanställning ska man gärna kunna ta del av utan att ens behöva skaffa inloggning till de olika elektroniska systemen. Varför inte använda till exempel beskrivningsfältet till detta?
Menar man allvar med att öka mängden små och medelstora bolag som gör affärer med offentlig sektor måste man göra underlagen mer lättillgängliga. Genom att hjälpa leverantörerna att spara tid i sitt anbudslämnande, kommer man kunna få bättre anbud, mindre slarvfel och skapa möjlighet för fler bolag att göra affärer med det offentliga.
Det skulle vara en vinst för hela Sverige.
Sten Lövrup
Affärsområdesansvarig,
Offentlig upphandling
Jansson & Norin AB
Grattis Sten, du är den första person med mod och kunskap att poängtera en av alla dessa brister som finns med LOU/LUF på denna webbsidan. Du tar bara upp en liten del av problematiken med LOU/LUF för små och medel stora företag. Och inte bara för dem, utan även för alla upphandlande enheter. För tanken med LOU/LUF var väl att konkurrensen och mångfald skulle öka med bättre kvalité till ett lägre pris för Beställaren. Men vad har hänt: Jo, minder företag svara inte på förfrågningar och nu för tiden gäller det inte att ha en bra vara eller tjänst, utan att ha den bästa juristen i sin adressbok. Ta t.ex. alla företag som jobbar med ingenjörs-konst, d.v.s. bygger unika enheter vid varje leverans. Hur ska ett sådant företag hävd sig på den offentliga marknaden. Med mina 15 år i LOU/LUF-branschen är jag övertygad om att alla som påstår att lagen om offentlig upphandling har gynnat den offentliga ekonomin, har fel. För de som påstår detta kan inte räkna, tänk bara på alla timmar och kostnader som läggs på varje prekvalificering, förfrågan, anbud, utvärdering, regelverk, jurister och överprövningar. Plus och framför allt alla affärer som inte har blivit av med alla små och medel stora företag.
Väl talat Sten. Äntligen någon som lyfter frågan.
Håller till största del med dig men som alltid finns det en sida till på myntet. Planera att man gör som du föreslår – först kommer vad man ska införskaffa, vad det måste klara etc. Efter den beskrivningen kommer man som anbudslämnare att börja planera sitt anbud. Sist av allt beskrivs vem som kan få sälja detta…..
Det kan innebära att en större mängd ogiltiga anbud kommer in som dock ändå måste gå igenom utvärderingsprocessen och tar tid i anspråk.
En liknelse i frågan kan vara att du som konsument ser ett kanonerbjudande som du vill slå till på. Du går in i butiken/på hemsidan etc lägger varan i korgen och går till kassan. Först vid betalning får du informationen att erbjudandet bara gäller dem som uppfyller förutbestämda krav. Hur känner man sig som konsument i det läget? Lurad? Arg? Glad för att man ändå förstod va de ville sälja?
Jag tror på mer utbildning för säljare/leverantörer samtidigt som upphandlare troligen bör ta till sig – om inte hela ditt exempel – så i alla fall valda delar, inte minst avseende förenkling.
Fast det är inte helt korrekt. Lagen är till myndigheternas fördel under förutsättning att de som ska upphandla vet hur man använder den på ett korrekt sätt. Att du anser lagen vara ett hinder säger mer om dina kunskaper om hur den ska användas än om lagen i sig självt.
Den juridiska kunskapsnivån behöver höjas markant rent generellt hos upphandlare.
”…till myndigheternas fördel…” I förhållande till vad?
Må hända att mina kunskaper i är bristfälliga inom LOU/LUF.
Men det var inte det jag avsåg med mitt inlägg till denna debatt. Inte ens upphandlarnas korrekta sätt att hantera denna lagtext åberopade jag. Vad jag menar är att små och medelstora företag inte orkar, törs eller har råd med att vara med i offentliga upphandlingar när förfrågningsunderlaget innehåller ”ett femtiosidigt underlag” (citat från Sten Lövrups artikel). Dessa underlag bygger till största delen på juridiska samt ekonomiska företeelser och mindre om själva varan eller tjänsten, vilken leverantören har den bästa kunskapen om. Plus att hen inte får ”säga emot” utan bara acceptera alla krav.
Ta som exempel att ett Landsting ska bygga ett nytt styrsystem för ventilation och värme för att minska energiförbrukningen vid en vårdcentral. Vem kan då detta bäst: beställaren, anlitad konsult av beställaren, anlitad jurist av beställaren eller leverantören? Jag tror på leverantören i de fallet. Liknande gäller om samma Landsting ska köpa in en hypermodern operationsrobot som styrs från Lund. Då hoppas jag att de har valt den leverantören som kan detta bäst rent tekniskt och inte den leverantören som har den bästa juristen, om jag ska ligga på det operationsbordet.
Hej Upphandlaren, tack för din input. Jag förstår din poäng men kan inte säga att jag håller med. Jag tror att man på ett mycket kortare och koncisare sätt än idag kan beskriva vad som krävs ifrån leverantörens sida för att deltaga. Även om det skulle vara så att man får fler okvalificerade anbud så tycker jag inte heller att detta är ett argument mot att förenkla. Att ha en krånglig process för att undvika att vissa lämnar anbud ”som ändå inte kan vinna” tycker jag känns som ett dåligt argument. Ju fler som lämnar desto större sannolikhet att man får bästa leverantören och den besparingen i relation till ev. tidsbesparing på att ”slippa utvärdera” leverantörer som ändå inte kan vinna tror jag betalar sig snabbt.
Nja, vill även jag säga. Att påstå att LOU är till myndigheternas fördel anser jag inte är helt korrekt. Vill tvärtom hävda att det inte alls finns stora besparingspotentialer/myndighetsfördelar mellan å ena sidan LOU och andra sidan kompetent affärsmässigt upphandlande utan LOU. Samtidigt kan man absolut göra ömsesidigt goda affärer även med tillämpande av LOU. Men som Sten belyser har det skapats hinder både rent konkret och via fördomar som gör att både myndigheter och eventuella anbudsgivare lätt snärjer in sig i Krav och formaliteter som kan skymma den tjänst/vara som myndigheten är i behov av.
Problemet med dina exempel är att de som är sakkunniga brukar oftast missnyttja motpartens okunnighet för att öka sina vinstmarginaler. Hur brukar du göra om du ska byta värmepump i villan, nappar du direkt på den bästa offerten eller forskar du kring aktuell teknik och rådande marknadspriser innan du ens begär offerter?
Ur ett upphandlarperspektiv kan man påstå att väldigt många leverantörer saknar grundläggande kunskaper om hur man lämnar in anbud. LOU finns inte till för att göra det krångligare för alla, utan för att tillförsäkra både skattebetalare och tjuriga leverantörer att UM behandlar samtliga leverantörer likvärdigt samt väljer ut sina avtalsleverantörer på ett transparent sätt.
I stället för att skylla på myndigheter är det snarare företagen som borde ställa sig frågan om de kan komma att vinna eller förlora genom att anställa anbudsspecialister som ska bära ansvaret för de offentliga upphandlingar som företaget ämnar att deltaga i.
Ok, jag förstå din synpunkt. Men jag vill lyft fram problematiken med varor, tjänster och byggentreprenader som är ”ingenjörs-konst” (från mitt första inlägg). För vanliga konsumentvaror såsom värmepumpar, skrivbord och gardiner m.m. är ju LOU/LUF idealisk. I dessa fall vet ju båda parterna till stor del vad som gäller runt produkten.
Jag ser fortfarande ingen skillnad. I vart fall upphandlar man en funktion, aldrig en fördefinierad tjänst eller produkt. Om man utgår från dessa premisser är förutsättningarna alltid lika.
Jag tycker dock att det är en stor skillnad på om man ska som UM köpa en funktion som man har kunskap om, mot att köpa en funktion som man inte har någon kunskap om. Men jag kan ha fel.
Hej Sten! En stort problem med upphandlingen idag är att det inte finns någon som kan exponera upphandlingen så att den nås av de mindre företagen. Oavsett din artikel om själva förenklandet så måste det finnas ett system som kontaktar alla att det finns ett anbud att räkna på, I sin tur måste den upphandlande enheten klara av den ökade svarsmängden som idag oftast är runt 3-5 svarande företag på varje upphandling ”om” man då skulle koppla på en omvända betalfunktion på varje upphandling så att den upphandlande enheten får betalt för att lägga ut upphandlingar så innebär detta att det skulle inkomma runt 15-25 svarande företag och .. då helt plötsligt ger detta troligtvis lägre pris och förhoppningsvis samma kvalitet oavsett vara eller tjänst. Enkelt förklara att idag måste företagen betala för att vara med och det är dyrt, men om allt är gratis och att alla kan vara med så klarar inte den upphandlande enheten den ökade svarsmängden?. Självklart finns det lösningar på detta som bör införas omgående.. ungefär som TV4 kom med reklam och TV1 kliade sig i skallen! Idag är det vardag och alla vet ju hur det fungerar!. Mvh. Stefan Wiss
Hej Stefan,
Tack för din input. Jag tror dock att du måste missförstått hur tex TendSign och E-avrop fungerar. Det är alltid gratis att söka på upphandlingar och att lämna anbud. Sedan kan man betala för extratjänster såsom prenumerationer på domar, automatisk bevakning av sökord m.m. men detta är inget krav för att kunna lämna anbud. Däremot håller jag med om att marknadsföringen av att dessa system finns är på tok för dålig och därför är det också alldeles för få leverantörer som är medvetna om den stora mängden affärer som finns tillgängliga.
I dag – mer än någonsin – finns anledning att fundera över vad som kan anses vara en ”allmänt tillgänglig annons”.
Bara en företagare med outsinlig energi och vaken dygnet runt kan hitta och läsa igenom alla annonser på internet, uppdrag för uppdrag, för att nosa upp rätt upphandling. Det är ingen överdrift att säga att upphandlingar bara är offentliga i teorin, inte i praktiken.
De allmänt tillgängliga annonsernas tid är förbi.
Det är som att leta efter en nål i en offentlig höstack. Företagen tvingas i dag betala för att få tillgång till stacken.
Som en kommentar till ovanstående inlägg så är även e-Avrops prenumerationstjänst gratis för leverantörerna.
Ja, Julianna vad är ”allmänt tillgänglig annons” värd för småföretagare när allt är in-grötat i en offentlig höstack. Lägg då till att vissa UM kodar felaktigt enligt CPV samt att vissa specifika varor och tjänster inte syns i nuvarande CPV-koder, men passar utmärk för en speciell leverantör. Med tanke på den enorma offentliga markanden och dagens annonseringssystem finns det 1 000-tal lokala småföretageras som missar dessa upphandlingar. Vilket betyder att även många UM också missar bra varor och tjänster till ett lägre pris. Det minsta man kan begära enligt min uppfattning, är att varje UM också annonserar och ger tillgång till aktuellt förfrågningsunderlag (kostnadsfritt) på sin hemsida, istället för att bara hänvisa till privata och vinstdrivande annonseringsföretag på sin hemsida. Tyvärr kanske detta gör att UM får mer att göra, vilket är ju synd, men ska det vara offentligt så ska det. Eftersom alla företag vet (förhoppningsvis) vad de har för erbjudande och till vilka dessa varor och tjänster vänder sig till, kan varje företag också hämta förfrågningsunderlaget via respektive UM hemsida.