Upphandling24 har tidigare skrivit om att Norrköpings kommun hittat allvarliga brister i avtal och upphandlingar hos kommunens it-enhet. I huvudsak en leverantör har under tio år tillåtits leverera varor och tjänster för 200 miljoner kronor till kommunen utan föregående upphandling.
Norrköpings kommun beslutade sig för att undersöka om fler chefer brutit mot LOU och granska alla avtal från 2006 och framåt.
Det visade sig också att det redan för fem år sedan publicerades en revisionsrapport (pdf) av Ernst & Young som pekade på brister i upphandlingar.
“Det behöver säkerställas att det finns förutsättningar för en tillräcklig intern kontroll av upphandlings och inköpsverksamheten. Samtliga upphandlingar och avtal bör samlas i en gemensam kommunövergripande databas och ett upphandlings- och inköpssystem behövs”, står det i rapporten.
I slutet av förra veckan redovisades ytterligare en rapport (pdf) till kommunfullmäktige där advokatfirman Delphi fått i uppdrag att se över rutiner och eventuella missförhållanden. Utredningen har huvudsakligen fått basera sig på intervjuer. Sådana intervjuer har skett med nuvarande och tidigare anställda vid it-enheten eller personal som i sin anställning har eller har haft nära kontakt med it-enheten samt intervjuer med anställda hos TDC.
Huvuddelen av de otillåtna inköpen har gjorts hos TDC, numera Tele2 Business.
I den hårt sekretessbelagda rapporten framgår att kommunen ingick den 11 juni 2001 avtal med TDC, dåvarande Dotcom, om drift och utveckling av datanät.
Den 20 juni 2006 förlängde kommunen, genom dåvarande upphandlingschefen, avtalet under tiden 1 juli 2006 – 30 juni 2007. I samband med denna förlängning skedde viss justering av prisuppgift i det tidigare avtalet, bland annat lades vissa poster för fasta kostnader till och procentsatsen justerades för beräkning av den rörliga månatliga serviceavgiften.
Därefter finns inga skriftliga förlängningar förrän en förlängning daterad den 9 april 2015 avseende tiden till 2016-07-31, undertecknad av dåvarande it-chefen. Kommunen har eftersökt, men inte funnit, ytterligare dokument som bekräftar att förlängning har skett skriftligen. Även TDC har getts möjlighet att lämna skriftliga förlängningar.
Den sista förlängningen av avtalet skedde genom mejl, skickat av chef inom kommunen den 26 april 2016, där avtalet förlängdes till och med den 30 juni 2017.
Av intervjuer har framkommit att i vart fall vissa personer inom kommunen har haft, vad som uppfattats som, tät och “extremt tight” samarbete med TDC. TDC har uppfattats som en del av kommunen och någon av intervjupersonerna uttryckte att TDC har “ställt upp otroligt mycket för kommunen”.
Rapporten konstaterar också att det av fakturorna inte går att utläsa vilken person, eller ens vilken enhet inom kommunen, som lagt beställningen hos TDC. Det innebär att det är omöjligt att hänvisa fakturor till rätt person för granskning.
I stället har kommunens beställare satt den person, som i egenskap av ekonomifunktion tar emot fakturorna, som referens.
Men det är inte bara inköpen som förvånar. Tidvis har det funnits personal på it-enheten som har arbetat med helt andra frågor än it-relaterade sådana. Personal, utan kompetens inom it-frågor, har arbetat på enheten och där ägnat sig åt arbetsuppgifter som inventering och möbelflytt.
Rapporten sammanfattar det hela så här: “Vi har vid vår utredning inte funnit stöd för att det har förekommit några oegentligheter involverande personal på it-enheten eller TDC. Det förekommer opreciserade rykten om deltagande på olämpliga middagar och liknande arrangemang som i dag står i strid med kommunens policy. Flera av dem vi intervjuat tror också att det längre tillbaka i tiden har förekommit oegentligheter. Dessa ligger emellertid mer än tio år tillbaka i tiden varför vi inte ställt närmare frågor om omfattningen av dessa. Vi har heller inte funnit att någon inom kommunen har begått brott. Vår uppfattning är dock att de som köpt produkter och tjänster för kommunens räkning borde ha jämfört priser och säkerställt att kommunen betalade branschmässigt pris, detta särskilt som avtalet av 2001 inte reglerade andra prisnivåer än ersättning för arbete och serviceavgift. Personalen påit-enheten, och sannolikt även på ledningsnivå inom kommunen, har dessutom varit väl införstådd med att avtalet med TDC inte var upphandlat men ändå köpt varor och tjänster för drygt 200 miljoner kronor under en tioårsperiod. I vart fall på högre chefsnivå borde frågan ha lyfts på ett tydligare sätt”.
Varför upphandling inte gjorts kan det, enligt rapporten, finnas flera anledningar till som otydlig styrning, brist på kommersiellt tänkande, hög chefsomsättning, ett intimt samarbete med TDC.
Nu har Norrköpings kommun tagit fram ett åtgärdspaket som berör upphandlingar, avtal och dokumentation på kommunens it-enhet.
Åtgärderna har bland annat bestått i en total genomgång av alla avtal och inköp, skärpta beställningsrutiner, genomförandet av nya upphandlingar och förbättrad dokumenthantering.
It-enheten har, sedan missförhållandena uppdagades genomfört cirka 25 upphandlingar och avrop från ramavtal. Bland dessa finns upphandlingar avseende drift och support av kommunens kommunikationsnät, inköp av elevdatorer, av-produkter, mobiltelefoner, avrop av programvarulicenser, skrivare med mera.
– Det har funnits en stor vilja och kraft i organisationen att bringa ordning och reda och se framåt säger Per Bäckström, chef för kommunservice på Norrköpings kommun.
Kommunen lät också en extern part göra en grundligare utredning av verksamheten. Utredningen pekar på att kommunen har varit allt för beroende av en leverantör på grund av att man själv saknat adekvat kompetens inom området nät.
– Med anledning av detta har vi nu etablerat en intern nätgrupp med kompetens att hantera frågor och beställningar kring kommunens kommunikationsnät. Detta medför att vi får större kontroll över behov, beställningar och kostnader, säger Per Bäckström.
Läs mer:
Polisanmäler chef efter uteblivna it-upphandlingar
Upphandlingshärvan växer i Norrköping
Norrköping visste om fel redan för fem år sedan
Vill du fördjupa dig i kravarbete, utvärdering och förhandling i IT-upphandlingar, i syfte att göra bättre IT-affärer? Gå kursen som Upphandling24 arrangerar “Fortsättningskurs IT-upphandling” Läs mer här!
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer