Allt fler leverantörer tar hjälp av artificiell intelligens, AI, för att sammanställa anbud till offentliga upphandlingar.
– Det finns ett enormt sug och intresse, det är mycket starkare än för bara ett år sedan. Men med ökat intresse följer också osäkerhet, både hos upphandlare och anbudsgivare, säger Anna Nyblin, som följer AI-utvecklingen på nära håll.
Vid sidan om sitt arbete som bid manager på It-konsultföretaget Sigma Technology producerar hon ett nyhetsbrev om AI och upphandling.
Att kunskapsnivån inte alltid hänger med ambitionsnivån märks på anbudens kvalitet. Det vittnar flera upphandlare om.
”I de fall det förekom AI-texter var det väldigt svårt att ta till sig vad som faktiskt stod. Beskrivningarna upplevdes mer svårlästa, repetitiva och övergripande med massa generiska och svävande formuleringar som saknade substans”, säger en upphandlare.
”Svaren beskrev något generellt, i stället för att svara på våra frågor om vad leverantören själv har för upplägg och kan erbjuda oss”, berättar en annan.
Enligt Anna Nyblin beror bristerna på att många anbudsgivare testar AI utan att riktigt förstå tekniken. Det sker ofta i det tysta, utan stöd från ledningen, och utan en genomarbetad AI-strategi.
Att AI-genererade anbud kan vara mer ”fluffiga” förklarar hon med att det är så exempelvis Chat GPT fungerar.
– Ta inte med första förslaget du från din AI utan be den förtydliga och utveckla, gärna flera gånger. Självklart ska svaren vara relevanta.
Egentligen borde det inte spela någon roll hur anbudet tagits fram, så länge innehållet är korrekt, menar Anna Nyblin. Hon drar parallellen till att många anbudsgivare ”återanvänder” tidigare inlämnade anbud för att spara tid.
– Då sitter man ju inte heller och skriver in allt, ord för ord. Vem som skriver borde inte spela någon roll så länge det är sant.
Men går det att lita på innehållet om det är AI-genererat? Vad betyder det om anbudstexten är formellt korrekt men ingen människa riktigt kan stå för innehållet?
Det är relevanta frågor – men också symptom på ett större problem, menar Anna Nyblin.
– Vi står inför ett skifte där både upphandlare och leverantörer måste förstå hur AI fungerar, inte bara vad det gör. Den som använder AI som ett researchverktyg, för att analysera underlag, förstå behov och tolka kravbild, gör ofta ett bättre jobb. Anbuden blir mer träffsäkra och roligare att arbeta med.
De anbudsgivare som lyckas kombinera AI-stöd med mänsklig förståelse har ett övertag. Inte för att de fuskar, utan för att de jobbar smartare, betonar Anna Nyblin.
För offentlig sektor gäller det att förstå hur tekniken kan användas rätt.
– Rätt använt kan AI höja kvaliteten, bredda konkurrensen och stärka rättssäkerheten. Och precis som tidigare gäller: Det som räknas i slutändan är innehållet, inte vem – eller vad – som skrivit det.
Oväntat att en Bid Manager försvarar AI-anbud, eller?
Upphandlande myndigheter måste övergå från skriftliga genomförandebeskrivningar till muntliga presentationer på plats där AI inte kan användas.
Håller helt med Anna Nyblin, det är innehållet som räknas. Vi ska inte vara rädda för det nya utan dra fördelar av det. Finns inget egenvärde i att plita ner varje mening, ord för ord om man kan effektivisera och sen förbättra mot kundens mål och behov.
Jag instämmer. AI kan vara ett fantastiskt verktyg som kan underlätta för både upphandlande myndigheter och leverantörer. Så länge innehållet är korrekt spelar det ingen roll om det är en människa eller en Ai som har formulerat orden.
Ai kan underlätta för anbudsgivaren att lämna välformulerade och tydliga anbud. Problem uppstår när anbudsgivaren inte själv ähar full förståelse för vad som faktiskt har lämnats in. På samma sätt kan AI bidra till att göra ett komplext upphandlingsunderlag tydligare, men om upphandlaren inte fullt ut förstår det material som AI:n har hjälpt till att ta fram, förlorar det sitt syfte.
Ai genererade anbud är för mig är helt okej förutsatt att anbudsgivaren står 100% för innehållet. Ai generade upphandlingsunderlag är också okej förutsatt att UM förstår och står 100% för innehållet.
Jag håller helt med om att det inte är AI i sig som är problemet, utan hur den används. När AI används som ett stöd för analys, struktur och kvalitetssäkring – och inte som en ”snabbskrivare” – kan den faktiskt höja nivån på anbuden.
Vi ser det tydligt hos många användare av BidPal.ai https://bidpal.ai/, där fokus ligger på att hjälpa anbudsgivare förstå krav, koppla svaren till verksamhetens faktiska erbjudande och säkerställa att varje formulering går att stå för. AI blir då ett verktyg för bättre beslutsunderlag, inte för generiska texter.
Precis som Anna Nyblin säger handlar det i slutändan om innehållet. Kombinationen av mänsklig kompetens och smart AI-stöd är det som skapar relevanta, trovärdiga och konkurrenskraftiga anbud.
Det som räknas i slutändan är definitivt vem som har skrivit texten.
En studie från MIT visade bl.a. på följande resultat vid användning av AI i samband med skrivande: Lägre kognitiv aktivitet, svagare språkförståelse, svagare minnesförmåga och försämrad förmåga att citera eller minnas sitt eget producerade innehåll. Det låter så checkt att säga att kombination av AI och mänsklig förståelse ger ett övertag, men sanningen är att vi ännu inte vet (fler studier behövs) vilka de långsiktiga konsekvenserna blir när AI integreras som arbetsverktyg.
Vissa kvalitetsparametrar i anbud blir svårare att utläsa när AI används, men samtidigt som AI-verktyg alltså i realiteten kan sänka leverantörens kompetensnivå (MIT-studien) ska vi ändå välkomna dessa verktyg med öppna armar? Vad spelar det för roll om anbuden blir bättre om leverantörerna blir sämre?