Vässar uppföljningen med grupp

Med uppföljningsgruppen vill Statens inköpscentral – som är en del av Kammarkollegiet – säkerställa en kvalificerad och gemensam kompetens för att följa upp de ramavtal som man upphandlar för statlig sektor.

– Vi såg ett behov av att stärka uppföljningen och även avlasta ramavtalsförvaltarna. Ända sedan inköpscentralen bildades 2011 har vi arbetat med uppföljning och tredjepartsrevisoner, så att gruppen tillkom kan ses som en vidareutveckling av det vi gjorde tidigare, säger Gabriella Sydorw.

Uppföljningsgruppen består av två jurister, en revisor och en upphandlingsassistent. Gabriella Sydorw betonar det nära samarbetet med ramavtalsförvaltarna med gemensamma planeringsdagar 8-10 gånger per år.

– Det ger möjligheter att stämma av frågor för att vid behov kunna göra omprioriteringar och styra resurser.

– Den information vi får från ramavtalsförvaltarna är central. Det kan vara kopplat till en viss bransch eller grupp av leverantörer som kunskapsunderlag för att göra rätt saker vid rätt tillfälle med rätt leverantörer. I hela processen med uppföljning försöker vi hålla varandra uppdaterade om statusen i olika ärenden, så att alla har en samlad bild och kan jobba tillsammans, säger Gabriella Sydorw.

Även inköpscentralens stabsfunktion och fokusområdesansvariga är viktiga ”parter” i den samarbetsmodell som växt fram.

Statens inköpscentral arbetar utifrån den rätt till uppföljning som finns inskriven i alla avtal och delar in sin uppföljning i planerade insatser enligt fastställd plan, händelsestyrd uppföljning när något inträffar och kontroller av krav och villkor.

Tidigare låg mycket fokus på uppföljning av ekonomi och hållbarhet med miljöperspektiv – ofta med större revisionsbyråer som anlitades för att genomföra granskningar.

– Vi insåg att det fanns en möjlighet för oss att både bygga kompetens och komma igång med ärenden snabbare om vi hade förmåga att göra det mer självständigt. Och dit har vi nått nu med gruppens arbete som exempelvis har utrymme för snabb respons vid händelsestyrda ärenden, säger Gabriella Sydorw.

Utvecklingen har gått mot mer fördjupade uppföljningar, kopplat till både villkoren i ramavtalen och det som inköpscentralen listat som strategiska fokusområden.

– Försörjningstrygghet, informationssäkerhet och tillgänglighet är några sådana områden som vi knyter fler granskningar till.

– En tydlig förändring är också att ärenden hanteras mycket snabbare än tidigare. Och vi har effektiviserat processerna för återkoppling till leverantörerna efter genomförd granskning, säger Gabriella Sydorw.

Hon lyfter fram ett par områden som viktiga att beakta för uppföljningsgruppen framöver.

– En del är att vi i likhet med hela vår verksamhet hela tiden behöver lyssna på våra kunder – de avropande myndigheterna. Att se till att täcka deras behov och att vi är lyhörda och flexibla.

– Sedan behöver vi också omvärldsbevaka och följa rättspraxis noga för att följa utvecklingen som påverkar vårt sätt att arbeta och vilka granskningsmöjligheter vi har. Det pågår mycket arbete inom flera områden, bland annat hanteringen av känsliga personuppgifter vid uppföljning av arbetsrättsliga villkor och en ny modell för samordnade registerkontroller, säger Gabriella Sydorw.