Vinner mark inom uppföljning

Regler för avtalsuppföljning beslutades i januari ifjol av kommundirektören i Marks kommun (35 000 invånare, centralort Kinna).

Lena Lindblad arbetade fram underlaget, men tog också hjälp av chef och kollegor på inköpsenheten.

– Jag fick uppdraget våren 2023 av dåvarande inköpschef att ta fram regler för hur vi ska följa upp våra avtal. Detta utifrån att vi har en hög ambitionsnivå och hela tiden vill flytta fram våra positioner. I det arbetet ingick också att fastställa rutiner för hur vi tar fram uppföljningsplaner och mallar för dessa. Det jag kunde se från andra kommuner var att det inte fanns så mycket av tydliga regler på det här området, säger Lena.

Regelverkets övergripande syfte att säkerställa en enhetlig och kvalitativ avtalsuppföljning. Reglerna talar om vad som ska följas upp, när, hur ofta, av vem och på vilket sätt.

Ansvarsfördelningen görs tydlig genom att olika roller definieras – avtalsägare, avtalsförvaltare, avtalscontroller med flera.

– Styrdokumentet hakar även i mål som politikerna satt upp. Några exempel är att vi ska ha 95 procents avtalstrohet, bidra till god ekonomisk hushållning och arbeta mot att bli bästa företagskommun, säger Lena Lindblad.

Hon lyfter fram att fokus ligger på de verksamheter som nyttjar avtalen.

– En viktig del av mitt jobb är att öka medvetenheten om våra avtal och vikten av uppföljning ute i kommunorganisationen. Avtalsägare och avtalsförvaltare får kliva fram mer nu. Det ligger i deras intresse att avtalen fungerar och att vi får det vi kravställt och då betalar för.

– En anledning till de nya reglerna är också att upptäcka eventuella brister och avvikelser i tid för åtgärder och också kunskap inför framtida upphandlingar, säger Lena, som lagt mycket tid på att internutbilda om avtalsuppföljning.

Reglerna för avtalsuppföljning har en eskaleringstrappa som ska användas vid eventuella brister och avvikelser.  Det ska också finnas tydliga uppföljningsplaner och en klassificering på fyra nivåer utifrån hur kritiska olika tjänster och produkter är.

– Den svåraste delen är att träffa rätt så att vi verkligen följer upp de mest kritiska avtalen på rätt sätt. Vi har ändå drygt 700 avtal, säger Lena Lindblad.

Hon summerar erfarenheterna hittills av kommunens tydliga regelverk:

– Vi har insett att vi gick ut på lite för bred front med att styra upp avtalsuppföljningen. Så lite har vi fått backa på ambitionsnivån, men målet är detsamma – att alla avtal vi har ska följas upp. Men jag känner att vi är på väg ikapp och att det finns en ökad medvetenhet inom kommunen att vi både behöver vara duktiga på att kravställa och att kolla så att vi verkligen får det vi kravställt.