Blickar framåt med ung grupp

Det senaste året har vakanserna fyllts igen och kommunen (22 000 invånare, Uppsala län) kan jobba betydligt mer offensivt igen.

– Vi har väldigt mycket som vi vill göra, men det gäller samtidigt att ta små steg framåt hela tiden så att de nya medarbetarna blir bekväma i sina roller. Och det har fungerat riktigt bra. Jag är grymt imponerad över vad våra nya upphandlare kan, säger Kicki Olofsson.

Två av upphandlarna, Shannen L’Estrange och David Weldegiorgis, började på kommunen i våras, direkt från utbildning. Ytterligare två, Chaher Dirawi och Julia Olsson, har jobbat på Östhammars kommun sedan förra hösten.

I sammanhanget framstår enhetens entreprenadupphandlare Ingvar Berg som en veteran inom organisationen. Han började sin tjänst 2023.

– Ingvar är jätteviktig för kontinuitet och att han kan lite om historiken bakåt, säger Kicki Olofsson, som själv är konsult på Colligio och anlitad som interim chef sedan i våras.

Hon summerar vad som varit fokus under året:

– Mycket handlar om att skapa trygghet i gruppen och ge stöttning och coachning till de fyra som är nya i yrket. Det tar tid att bli en bra upphandlare. Men de är otroligt entusiastiska och drivna. De har mycket idéer själva och kör på, samtidigt som de är mottagliga för ny kunskap.

Med rekryteringarna höjer Östhammars kommun också sin ambitionsnivå för att jobba mer offensivt mot den lokala leverantörsmarknaden.

– Att få småföretagarna att vilja konkurrera om våra affärer är centralt. Så vi kommer att vara mer synliga både utåt och internt, säger Kicki Olofsson.

Hon kan också se att kommunen jobbat rätt tidigare.

– Det var nästan så man blev lite uppskrämd när man som ny såg hur många avtal som fanns. Men det är ju en lämning från att man upphandlat i mindre delar för att kunna öppna för mindre företag. Backar man i tiden, kanske 6-7 år, så var kommunen framåt med marknadsföring av upphandlingar, leverantörsdialog och informationsträffar. Sedan följde några år med för få upphandlare, men nu är det lite som att vi är tillbaka på banan igen.

Så kommunikation utåt är centralt?

– Ja. Vi kan göra världens bästa underlag men vad hjälper det om vi inte når ut med våra affärsmöjligheter. Parallellt jobbar vi nu också mycket med våra dokument – att korta ner längden och förenkla språket. Det är också jätteviktigt för att locka till anbud. Men det är också lätt för oss att falla tillbaka i gamla mönster och krångla till saker. Så hela tiden behöver vi fråga oss om vi behöver den här textdelen och hur olika moment påverkar möjligheten att lämna anbud, säger Kicki Olofsson.

En upphandlare kvalitetsgranskar alltid underlaget som kollegan jobbat fram. Att jobba två och två går igen även i annat inom organisationen.

– Det blir inte ett lika stort steg att göra nya saker som internutbildning och anbudsskola om man hjälps åt. Sedan jobbar jag mycket med avstämningar för att se till att det blir lagom mycket. Vi har höga ambitioner, men utvecklingsarbetet måste få ta sin tid. Leverantörsdialog kan till en början vara så enkelt som att ett par telefonsamtal och att man i nästa vända gör det större med en informationsträff.

Kicki Olofsson jobbar 40 procent med sitt chefsuppdrag. En dag i veckan pendlar hon från hemmet i Vaxholm för att finnas på plats i kommunhuset i Östhammar. Då blir det mycket av möten, gruppdiskussioner och kompetensutveckling.

– Min andra dag sprider jag ut över veckan och finns tillgänglig på distans för att hantera olika frågor.

Tänkte du något i början kring att 4 av 5 var nya i yrket?

– Lite annorlunda är det kanske och man har ju med sig att det poppat upp många YH-utbildningar som varierar i kvalitet. Men just det här gänget har verkligen lyckats. De har ju extremt färska teorier med sig och varit väldigt bra på att omsätta det i praktiken.