”Dödförklara rangordnade avtal”

Billigast inte billigast på riktigt
Det är ingen lätt sak att göra en prismodell för en ramavtalsupphandling av tjänster. Den typ av varianter som brukar användas är antingen timpriser för konsulter eller priser för exempeluppdrag som kan komma att genomföras, alternativt en kombination av båda dessa varianter.

Min erfarenhet från tio år av arbete med att lämna anbud visar dock att det oavsett vilken modell som väljs sällan finns en tydlig koppling mellan lämnade priser i ramavtalsupphandlingen och priser på faktiska uppdrag som sedan genomförs. Detta har länge varit en magkänsla jag haft.

Nu har jag valt att testa den i realiteten också. Jag gick helt enkelt igenom alla avrop som gjorts på två ramavtal där vi finns med. Det ena ramavtalet upphandlades med timpriser, det andra med fasta priser på olika typer av exempeluppdrag. Det första är åt en stor kommun, det andra åt en region.

Utfallet är rätt slående. Den leverantör som lämnat allra lägst priser i ramavtalsupphandlingen (och då menar jag inte priser efter eventuella kvalitetsavdrag utan de faktiska timpriser eller exempelpriser som lämnats) har inte varit billigast på ett enda faktiskt avrop på något av de två avtalen.

Tvärtom är det i kommunens fall de två leverantörer med högst timpriser som varit billigast på flest uppdrag, för regionen är det leverantören med högst exempelpriser som är billigast på flest avrop.

Hade avrop i stället gjorts enligt rangordning på alla avropen kommunen gjort på det aktuella avtalet hade uppdragen i realiteten i genomsnitt blivit 47 procent dyrare än de blev vid förnyade avrop. För regionens del hade priserna kunnat bli allt från 15-83 procent om avropen gjorts med rangordning i stället.

Rangordnat gynnar oärlig prissättning
Vi på Enkätfabriken har tagit oss in på många ramavtal, både med rangordning och förnyad konkurrensutsättning. På vissa rangordnade avtal är vi nummer ett, på andra en bit ner.

Slutsatsen som kan dras efter att vi varit rangordnad tvåa på flera avtal är att ingenting går vidare från ettan. Den leverantör som är först släpper så klart ogärna vidare uppdrag till en konkurrent utan tar sig an allt. Ska man vara med på ett rangordnat avtal är det alltså första plats som gäller. Detta vet alla leverantörer.

Därför blir också konkurrensen stenhård vid ramavtalsupphandlingen, men en sådan konkurrens gynnar oftast inte någon part.

Och priskonkurrensen när alla slåss om en enda plats på ett stort avtal skapar tydliga incitament att pressa timpriser ner mot orimliga nivåer eller att göra taktiska avvägningar som gränsar till oärlighet.

De senaste veckorna har vi sett tilldelningar på stora ramavtal åt universitet och myndigheter där vinnande timpris för mycket erfarna konsulter varit 225-245 kronor. Det säger sig självt att det inte är en prissättning som någon kan hålla. Oärligast vinner blir slutsatsen.

Effektivitet motverkas
I och med att ett ramavtal för någon typ av tjänster behöver täcka så många olika typer av uppdrag är det vanligaste att priset som utvärderas är ett timpris på arbete som utförs – inte ett pris för att utföra ett faktiskt uppdrag. Det gör att den vinnande leverantören uppmuntras att nyttja så många timmar som möjligt för att få en god affär. Att arbeta ineffektivt blir helt enkelt ekonomiskt lönsamt.

För egen del skulle jag och mitt företag exempelvis tjäna pengar på att sitta och knacka in svar från pappersenkäter manuellt och att packa dem enkäter i kuvert för hand i stället för att använda digitala lösningar som är både effektivare och mer tillförlitliga.

Så arbetar inte vi. Det vore både frustrerande och dåligt för kvaliteten, men vi kan konstatera att det finns konkurrenter som arbetar så. Och bara det faktum att ramavtal utformas så att de uppmuntrar till ineffektivitet borde avskräcka från sådana avtalsupplägg.

Välj bort rangordnade ramavtal
Det vore en felaktig slutsats att tänka att lösningen är att ta bort pris som utvärderingsfaktor. Dels är det för många typer av konsulttjänster svårt att göra en kvalitetsutvärdering för ett helt ramavtal som blir rättvisande, dels är priskonkurrens viktigt för att säkra att skattepengar används på ett effektivt sätt.

Det går dock enkelt att få bort de värsta avarterna av taktiska och oärliga priser genom att upphandla ramavtal med förnyade avrop i stället för rangordning.

Att ställa krav som sållar fram en grupp lämpliga leverantörer är lättare än att försöka få fram enbart en. Dessutom säkerställs att det finns en priskonkurrens inte bara om rent hypotetiska timpriser utan om kostnaden för att genomföra de konkreta uppdragen.

Rangordnade ramavtal ger högre priser, sämre effektivitet och kvalitet och skapar grogrund för oseriösa anbudsgivare. Det är sedan länge dags att begrava dem som modell och satsa på avtal med verkliga prisjämförelser och förnyade avrop.

Daniel Sturesson
Grundare och delägare Enkätfabriken