Fann lösning för stort lönesystem

-Bra projektledning och hög kompetens i alla delar av både styr- och projektgrupper har varit en avgörande faktor i upphandlingen, säger Petra Andersson, som var ansvarig upphandlare vid Göteborgs stads förvaltning Intraservice, vilken ansvarar för it-lösningar till stadens förvaltningar och bolag.

Hon tillägger att stor tid lades på analysfasen även om man alltid kan önska mer tid och resurser.

-Även om marknaden inte är stor för att kunna hantera de stora volymer som Göteborg har för löner så måste allt göras grundligt. Vi hade med ett eget avtalsförslag i upphandlingen så att vi skulle känna oss trygga vid uppföljning och förvaltning av detta. I små delar kunde vi förhandla med anbudsgivarna så alla parter blev nöjda.

Visma Publitech blir nu leverantör av it-stöd för Göteborg stads löneadministration. Totalkostnaden för en maximal avtalstid på 16 år (8-årig grundperiod plus möjlighet till 2-åriga förlängningar) beräknas till 139 miljoner kronor.

Till skillnad från flera andra större organisationer har kommunkoncernen i Göteborg valt en kommungemensam lösning för löneadministration.

Nuvarande system nyttjas av 26 förvaltningar, 13 bolag och 2 förbund med löner och arvoden till omkring 65 000 personer och till ett månatligt värde av drygt 1,1 miljarder kronor. Flera bolag var tidiga med att anmäla intresse för att nyttja det nya avtalet.

Göteborgs stad använde ett förhandlat förfarande med föregående annonsering i enlighet med LOU. 3 leverantörer av 5 kvalificerade sig till att lämna anbud i steg två med en förhandlingsperiod under årets två första månader.

I slutändan stod valet mellan Visma Publitech och CGI då en leverantör valde att hoppa av processen. 10 mars i år sattes som slutligt datum för anbud.

I en utvärdering framhåller Göteborgs stad att förhandlingsmodellen varit mycket värdefull inom en så komplex upphandling för olika delar som att säkerställa förståelse för anbuden samt tolkning av krav och svar.

Men också för att ge leverantörer möjligheter till förtydliganden gällande Göteborgs stads behov och önskemål.

Från Intraservice slutrapport:

”Efter all tid och slit känns det ändå som en bekräftelse att vi gjort rätt när anbudsgivarna framför att upphandlingen för IT-stöd inom löneadministration var en av de mest välarbetade upphandlingar det sett och att upphandlingsprocess och information varit mycket tydligt och anbudsgivarna visste vad de kunde förvänta sig.”

Petra Andersson:

-Det var viktigt för oss med en uppföljning med anbudsgivarna efter att tilldelningsbeslutet meddelats. I dessa samtal delgav vi varandra våra erfarenheter och synpunkter vilka är värdefulla för både köpare och säljare i kommande upphandlingar.

För egen del blev avtalet en avslutning inom Göteborgs stads intraservice för Petra Andersson, som efter semestern börjat som upphandlingskonsult vid Ecenea väst med fokus på it-upphandling.