Nästan alla siffror som rör Försäkringskassan är stora. 400 miljarder betalas ut varje år, mer än en miljard per dag. Så mycket som 25 procent av den privata konsumtionen i Sverige betalas med pengar från Försäkringskassans system.
Mitt i dessa flöden finns it som ett kitt.
– It är extremt viktigt för vår organisation, säger utvecklingschefen Mikael Strömbäck.
– Våra handläggare är helt beroende av att komma åt information – de tillbringar drygt 70 procent av sin arbetstid framför datorn i snitt.
Den omorganisation som startade när Försäkringskassan blev en enda myndighet, och som nu har kommit ungefär halvvägs, går bland annat ut på att informationsflödena ska bli optimala.
Försäkringstagarna, eller kunderna som Mikael Strömbäck kallar dem, ska få rätt information samtidigt som så lite resurser som möjligt behöver användas.
– Informationen ska hamna så nära kunden som möjligt. Egentligen handlar det om att vi utvecklas på samma sätt som bankerna redan gjort. Enklare ärenden ska kunden kunna sköta själv via nätet. Vår telefonkundtjänst byggs också ut och ska kunna hantera fler av de enklare ärendena – i gengäld ska våra kontor kunna boka in fler personliga besök än i dag för dem som verkligen behöver det.
Parallellt med denna övergripande strategi pågår en stor utrensning på it-sidan. Resan går från stordatormiljö till standardsystem och hittills har alla verksamhetskritiska system förts över.
Resten av systemen är tänkta att migreras automatiskt de närmaste två åren.
– Men det måste göras snabbare, vi får konvertera en del maskinellt också. Det handlar inte om att jag inte gillar Cobol men vi klarar inte supporten på de gamla systemen.
Hittills har de nya systemen handlats in ett och ett för varje område, men nu har Försäkringskassan i stället upphandlat en plattform för socialförsäkringssystemet från SAP till ett initialt värde på omkring 16 miljoner kronor. Det gäller att anpassa de system som SAP har för att fungera med det digra regelverk som Försäkringskassan lever under.
– Men det handlar inte om att det ska skräddarsys för oss, vi har det uttalade målet att det ska göras så att andra kan använda det också.
Antalet konsulter har också minskat kraftigt. Mellan 2004 och 2006 sjönk konsultkostnaden med 100 miljoner kronor. Sammantaget har it-budgeten bantats från 1,6 miljarder till 1,2 miljarder de senaste två åren, konstaterar Mikael Strömbäck.
Men it-strategin handlar inte bara om att dra ner it-kostnader utan också om att minska kostnader med hjälp av it. Nya e-tjänster där kunderna själva kan klara av sina ärenden via internet eller sms ska på sikt flytta kundvolymerna från besökskontoren och telefonkundtjänsten.
I mars nästa år lanseras möjligheten för kunderna att öppna en egen webbsida med personliga uppgifter. Där kan de finna svar på de frågor som majoriteten av de 35 miljoner telefonsamtal som rings in handlar om: har ni fått min ansökan, har ni fattat beslut och när får jag mina pengar?
I ett senare skede är tanken att sidan byggs ut och blir mer interaktiv.
– Vi började med tjänster för barnfamiljerna som vi visste var internetvana och det har slagit väl ut. Nu är det dags att vidga utbudet av e-tjänster, vi lanserar stadigt nya, säger Mikael Strömbäck.
Samtidigt tror han inte att de stora kundvolymerna kommer att finnas på internet inom de närmaste två åren.
– Det handlar om att ändra beteenden och där ska man nog vara lite ödmjuk för i vilken takt det kan gå.
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer