Gäster hos Östling

Redan i programförklaringen på DN debatt för ett halvår sedan lyfte Leif Östling, tidigare chef för Svenskt näringsliv, offentlig upphandling som en viktig fråga för den skattekommission som han format. 

Hans bevingade ”vad f-n får jag för pengarna?” lever därmed vidare i ny form där kommissionen under gårdagens seminarium sökte lösningar för att få mer nytta av skattepengar i offentliga upphandlingar.

Migrationsverket och Scania fick tjäna som inspirerande exempel och där en hel del likheter tonade fram.

Björn Jacobsson – numera konsult men inköps- och upphandlingschef på Migrationsverket fram till nyligen – gav sin bild kring hur en offentlig inköpsorganisation kan stärkas.

Han fick myndighetsledningens stöd för ökade resurser och uppgav att merkostnaden för sex extratjänster gav tiofaldig utdelning under sex år – en kostnad på 25 miljoner kronor att väga mot effektivare inköp som gav 250 miljoner kronor i besparingar.

En tidig åtgärd var förbud mot prisindex för alla upphandlingar.

-Sättet att göra affärer gjorde mig väldigt förvånad i början. Fyraårsavtalen gav leverantörerna exklusiv rätt att höja priserna under avtalsperioden enligt ett förbestämt index.

-Men varför skulle man göra det? Min syn var att den som fått avtal för att leverera bygger upp någonting och bör ha möjlighet att effektivisera – och den delen ska man kunna dela med sig av. Man tar en del själv och ger en del till köparen. Win-win heter det. Vi tog bort alla prisindex och införde dialog inför en eventuell förlängning. Ofta kunde vi få förslag på lägre priser.

Björn Jacobson såg två stora utmaningar för offentlig upphandling.

-Med risk för att trampa på tår: det finns lite för många jurister och för få affärsmänniskor. Med det sagt så visst behövs jurister – på Migrationsverket hade vi en av Sveriges bästa upphandlingsjurister som hjälpte oss att förhålla oss till lagstiftningen.  Men vi behöver överlag ha mer fokus på affärerna.

-Den andra utmaningen är ointresse och okunskap i ledningen av offentliga organisationer. Upphandling släpps inte in i finrummet och det blir inte mycket av goda intentioner som nationella upphandlingsstrategin. Här måste styrningen bli tuffare. Att krav ställs genom regleringsbrev och på andra sätt – och följer man inte det inom en ledning så får man se sig om efter annat.

Från fordonstillverkan Scania medverkade vice vd Anders Williamsson om erfarenheterna från pandemins tidiga fas, då Region Stockholm begärde hjälp och Scania, enligt egna uppgifter, förhandlade ner priset på munskydd till regionen med 35 procent.

Enligt Leif Östlings Kommissionen för skattenytta är det är ett bra exempel på näringslivets förmåga att stärka offentlig sektor.

Anders Williamsson lyfte fram effektivitet, affärsmässighet och inte minst värderingar där tveksamma leverantörer sållas bort av Scania innan prissättning kommer upp för förhandling.

-En erfarenhet från samarbetet med regionen och Karolinska universitetssjukhuset är att det tyvärr finns många leverantörer till det offentliga som inte borde finnas där – företag som söker lättförtjänta pengar.

Han hade också en egen historia om prisindexering.

-Björn pratade om prisindexering uppåt, vi jobbar med indexering nedåt. Om vi själva jobbar med ständiga förbättringar som ger 2-3 procent årligen så kan vi säga till våra leverantörer: klarar vi, så kan ni göra det. Då är det rimligt att dela och att vi kan förvänta oss någon procent lägre pris kommande år av ett avtal.

Även Scania, med huvudkontor i Södertälje, har förstärkt sin inköpsorganisation i ett tioårsperspektiv – runt 500 medarbetare har blivit omkring 700.

Anders Williamsson, med ett förflutet som företagets inköpschef, beskrev hälften av styrkan som ”klassiska inköpare”, andra hälften som inriktade på kvalitetssäkring. Endast en specifik jurist är knuten till inköpsorganisationen.

-Jag tror inte att vi är så mycket bättre – snarare average på många sätt. Men vi har ett kanonbra system och urstarka värderingar som jag tror går att kopiera för offentliga inköpsorganisation för att hämta hem minst två procent årligen av det man köper.

Ellen Hausel Heldahl, Svenskt näringslivs expert på offentlig upphandling, talade om svårigheterna att skapa förståelse i ledningen för offentliga organisationer för offentlig upphandlings potential.

-Det finns ett fåtal exempel där man resurssätter med fler inköpare och når goda resultat som Migrationsverket och FMV. Men på många ställen går det trögt.

Hon efterlyste utökade kontakter mellan näringslivet och offentlig sektor för att stärka inköpsorganisationerna – inte minst när det gäller kompetens.

-Grundprinciperna, hantverket, är detsamma oavsett om det är privat eller offentlig verksamhet. Men det behöver ske satsningar för att få mer kvalificerad personal. En sådan skulle kunna vara ett mastersprogram för inköp även i Sverige – i likhet med exempelvis Storbritannien och Nederländerna. En sådan utbildning skulle bland annat kunna möta bristen på it- och entreprenadupphandlare, sade Ellen Hausel Heldahl.

Leif Östlings egen bedömning  – utifrån de offentliga inköpen årsvolym på omkring 800 miljarder kronor – var att det borde finnas en besparingspotential på ”80, kanske 160 miljarder kronor”.