Hårt arbete gav resultat

Sex västkustkommuner kommer att sänka sina kostnader för telefoni och växel med hela 30 procent genom ett nytt avtal med Telia. Men så ligger också ett ytterst grundligt arbete bakom upphandlingen.

-Både Tele2 och Telia har precis som kommunerna lagt ner mycket tid på att komma fram till en bra lösning till en lägre kostnad. Det har varit en intressant men också längre resa än i en normal upphandling fram till tilldelningsbeslut, säger Marina Bragd Karlsson (bilden) ansvarig upphandlare vid Sotenäs kommun som med omkring 9000 invånare täcker in bland annat Kungshamn och Smögen efter Bohuskusten.

I upphandlingen har de sex kommunerna Sotenäs, Lysekil, Munkedal, Strömstad, Uddevalla och Vänersborg deltagit inom ramen för samverkan inom VästUpp.

Förutom den gemensamma lösningen för operatörstjänster kommer fem av kommunerna att skifta från egeninstallerad hårdvara till en gemensam teknisk plattform för telefonväxeln.

Syftet med upphandlingen var inte bara att sänka kostnaderna utan också att nå en kvalitetshöjning med fokus på redundans, säkerhet och tillgänglighet.

-Den nya lösningen ger oss en säkrare teknisk lösning för växeln och tar kommunerna in i framtiden till en lägre kostnad, kommenterar Anders Siljeholm, IT-chef inom det kommunövergripande samarbetet SML (Sotenäs-Munkedal-Lysekil).

En modell med konkurrenspräglad dialog har använts utifrån att kommunerna inte såg någon standardlösning för sina behov.

Inbjudan annonserades ut i oktober förra året och efter dialog med anbudsgivarna skickade förfrågningsunderlag ut i slutet av april i år.

Båda anbudsgivarna bedömdes ha hög kvalitet, vilket gjorde priset avgörande för tilldelningsbeslutet.

Avtalet sträcker sig över fyra med möjlighet till förlängning för ytterligare tre år.

-Det viktigaste för mig som upphandlare är att verksamheten är nöjd med avtalets innehåll och det som är positivt i detta fallet är att det också blev till en lägre kostnad, säger Marina Bragd Karlsson.

Vad kan du peka på som framgångsfaktor?

-Den största framgångsfaktorn som jag ser det är alla inblandade som anbudsgivare, projektgrupp, projektledning och styrgrupp varit engagerade och försökt hitta lösningar på de utmaningar som kommunerna har framför sig. Hela gruppen från kommunerna har mött anbudsgivarna Tele2 och Telia med en nyfikenhet för att kunna se vilka lösningar som finns.