Men kan vi förkasta? Mycket sällan, för att inte säga aldrig. Då återstår bara ett val: skriva avtal – och sedan följa upp stenhårt. Det är här avtalets välmående avgörs.
Vad kan vi göra?
- Titta bakåt. Var brast det i tidigare avtal? Lär av misstagen.
- Ring referenser. Fråga om kvalitet, leveransförmåga och resurser.
- Känn din bransch. Var dyker problemen upp? Timmar, material, underentreprenörer, tilläggsarbeten?
- Bygg en riskbaserad uppföljningsplan. Koppla aktiviteter till farhågorna: fakturagranskning, inköpsanalys, arbetsplatsbesök, stickprov.
- Analysera skattekonto. Hur sköter leverantören sina ekonomiska skyldigheter?
- Sätt baslinjen direkt. Mät kvalitet, bemanning och leveransprecision redan de första månaderna.
- Var närvarande. Inplanerade och tätare uppföljningsmöten den första tiden på avtalet. Gör oannonserade kontroller.
- Fakturagranskning. Jämför fakturor mot faktiskt utfört arbete.
- Granska kedjan. Säkerställ att rätt underentreprenörer används – och att villkoren följs.
- Använd jämförelser. Benchmarka mot andra leverantörer, låt siffrorna tala.
- Ha en tydlig eskaleringsplan. Åtgärdsplan → vite → minskad volym → uppsägning. Leverantören ska veta vad som väntar.
Det här handlar inte bara om kronor och ören. Bakom ett onormalt lågt pris gömmer sig ofta något värre: arbetslivskriminalitet, välfärdsbrott och villkor som slår direkt mot de anställda. När någon pressar priset till botten sker det ofta på bekostnad av arbetsrätt, säkerhet eller kvalitet.
Vi som beställare har ett ansvar. Våra avtal ska inte bara leverera rätt produkt eller tjänst – de ska också säkerställa att de som utför arbetet har schyssta villkor och rätt förutsättningar. Det är här avtalsuppföljningen blir avgörande. Onormalt låga anbud försvinner inte. Men vi kan se till att de inte blir en fribiljett för oseriösa aktörer. Nyckeln är att följa upp tidigt, tätt och konsekvent – och aldrig låta något passera obemärkt.
Onormalt låga anbud kommer alltid finnas. Frågan är: låter vi dem underminera våra avtal, eller använder vi dem som en chans att visa hur bra avtalsuppföljning faktiskt kan vara?
TEXT: Arian Dushku, avtalscontroller, Lunds kommun
Få fart på er avtalsförvaltning! Upphandling24 arrangerar en populär heldagsutbildning för dig som behöver kunskap, inspiration och verktyg för att påbörja eller komma vidare med ditt arbete med en strukturerad avtalsförvaltning. Läs mer här!
Bra, Arian – viktigt!
Tack Gustaf! 🙂