Mallar – ett strategiskt redskap

Gemensamma och uppdaterade mallar underlättar inköparens vardag. Mot den bakgrunden har Koncerninköp vid Region Skåne inrättat en särskild mallgrupp.
 
– Gruppen har under en längre tid arbetat intensivt med att utveckla och förbättra de mallar som används både för upphandling och för egen intern administration, säger Sofie Arebom, strategisk inköpare vid Region Skåne, är sammankallande i mallgruppen.
 
Hon berättar att gruppens fyra medlemmar representerar olika enheter inom Koncerninköp. Var och en lägger en del av sin tid på mallhanteringen.
 
– Vissa ändringar kan kräva samråd med ledningsgruppen, men målsättningen är att så snabbt som möjligt ändra i mallarna efter det att synpunkter och tips kommit in.
 
Ändringsförslag kommer från många olika håll. Oftast från medarbetare som stöter på nya situationer under en upphandling och därför lämnar förändringsönskemål. Rättsfall, praxis, lagändringar och branschavtal påverkar också mallarna.
 
– Arbetet syftar till att hela tiden ligga steget före och innehållet i mallarna är ständigt föränderligt. Innehållet uppdateras och diskuteras fortlöpande när mallgruppen eller någon annan inköpare lyfter en frågeställning, säger Sofie Arebom.
 
Hon poängterar vikten av lyhördhet för nödvändiga justeringar som underlättar för medarbetare och anbudsgivare.
 
– Självklart hämtar vi även inspiration från exempelvis andra regioners, landstings och kommuners upphandlingsdokument, säger hon och förklarar att vissa dokument, till exempel uppförandekod, är ett samarbete med andra regioner och landsting.
 
Inte nog med att gruppens arbete gör de mallar som inköparna har tillgång till via Tendsign alltid är fräscha och uppdaterade. Mallarna har dessutom vuxit fram som en viktig del av upphandlingsverksamhetens kvalitetssäkring.
 
Att göra mallar för varje enskild upphandlingssituation är förstås inte görbart. Sofie Arebom räknar till sammanlagt ett trettiotal mallar – som inköparna kan anpassa och bearbeta.
 
– Till många avsnitt har vi utformat instruktions- och informationstexter för att underlätta anpassning av mallarna.