“Orimligt fokus på lägsta pris”

Orimligt fokus på lägsta pris och bristande branschkompetens vid upphandling. Det kan enligt Anna Johansson, försäljningsansvarig för offentlig sektor på Poolia, skada verksamheten och leda till bristande kvalitet, högre kostnader och ökad arbetsbelastning för personalen.

– Idag är en upphandling av personaluthyrning många gånger en administrativ skrivbordsprodukt med orimligt fokus på pris.

Hon menar att kunskap om branschen och tjänsterna som ska upphandlas säkerställer ändamålsenliga förfrågningsunderlag. Det i sin tur leder till mer fördelaktiga avtal, både för upphandlande enhet och leverantör.

– Verksamheten ställer höga krav på konsultens kompetens, men om upphandlingen enbart fokuserat på lägst pris istället för kvalitet så är risken stor att leverantören inte kan leva upp till förväntningarna vid avropstillfället.

Till problembilden hör att det idag ofta är en eller ett fåtal personer som ska upphandla olika tjänster och produkter inom olika branscher.

– En upphandlare ska ena dagen upphandla skolmat, den andra dagen IT-konsulter, tredje dagen lekutrustning. Om denna tjänsteman ska kunna ha inblick i och kunskap om hur förfrågningsunderlaget bör vara utformat för att motsvara behoven inom alla dessa områden krävs en grundlig föranalys.

– Om förstudien eller kunskapen brister, riskerar resultatet att bli avtal som inte fungerar i praktiken.

På grund av att kraven i förfrågningsunderlagen inte är anpassade efter verksamhetens behov pressas leverantörer enligt Anna Johansson till att lämna orimligt låga anbudspriser.

– Att upphandla på felaktigt sätt kan även innebära stora problem internt. Om avtalet inte möter verksamhetens behov måste konsulter köpas in utanför avtalet.