Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • Expertsvar
    • LOU
    • Nya LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
    • Juridisk krönika
    • Rättsfallsanalys
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Anbud
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenad
    • IT-upphandling
  • Kompendier
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

Så undviker du överprövningar i midsommar

Upphandling i praktikenEn överprövning är kanske aldrig så ovälkommen som i semestertider. Men det finns mycket som kan göras för att minska risken för överprövning, inte minst när det gäller hur den upphandlande myndigheten informerar om resultatet av upphandlingen. Kristian Pedersen, advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen, ger tre konkreta tips för hur upphandlare kan minska risken för överprövning.

| 2016-06-15

Det är många upphandlingar som ska avslutas inför sommarsemestrarna. Det innebär också att ett stort antal överprövningsmål inleds vid midsommarhelgen. För att minska risken för överprövning finns det inget som är lika effektivt som ett bra förarbete och ett väl genomarbetat förfrågningsunderlag.

Men även hur den upphandlande myndigheten kommunicerar resultatet av upphandlingen har stor betydelse. Även en väl genomförd upphandling kan mycket väl stöta på patrull om inte upphandlaren tänker på sitt agerande i samband med tilldelningsbeslutet.

Tydliga upplysningar

En slutsats jag dragit efter många års arbete med upphandling är att många överprövningar beror på missförstånd. Det handlar om att anbudsgivare inte förstått förfrågningsunderlaget, och att upplysningarna om tilldelningsbeslutet därför blir en obehaglig upplevelse.

Men lika ofta handlar det om att anbudsgivare förstått underlaget, men inte förstår upplysningarna om tilldelningsbeslutet, varför resultatet blev som det blev.

När resultatet är oväntat kan en känsla av misstänksamhet infinna sig hos anbudsgivaren, och denna känsla – misstanken att allt inte gått rätt till – ligger bakom många överprövningar. Det är alltså inte bara en fråga om juridik, utan även en fråga om psykologi.

Det finns därför anledning för upphandlande myndigheter att utforma upplysningar om tilldelningsbeslutet på ett tydligt sätt. Anbudsgivarna måste förstå vad som avgjorde upphandlingen, och det måste finnas en tydlig koppling mellan kraven, kriterierna och den bedömning som gjorts.

Det innebär i praktiken att upplysningarna av psykologiska skäl ofta måste ges ett mer utförligt innehåll än vad LOU och LUF kräver. Det räcker alltså många gånger inte att upplysningarna uppfyller lagens krav, att informera om beslutet och skälen för det, för att en anbudsgivare ska förstå och avstå från att ansöka om överprövning. Det krävs ofta mer detaljerad information.

Individuella upplysningar om det egna anbudet

Jag ser ofta upphandlande myndigheter som i sina upplysningar utförligt redogör för vilka anbudsgivare som misslyckats med att uppfylla alla ska-krav, och på vilket sätt. Det är inte bara onödigt, utan leder också till onödiga överprövningar, då anbudsgivare anser sig tvungna att ansöka om överprövning i syfte att försvara sig själva och sina produkter.

Exempelvis kan en anbudsgivare som inte anses uppfylla ett visst kvalificeringskrav om kompetens eller ett tekniskt krav på en produkt vara orolig för att bedömningen, om den får stå oemotsagd, kommer att påverka andra kunders uppfattning om företaget och dess produkter, eller spridas av konkurrenterna. I sådana fall kan anbudsgivaren anse sig tvungen att ansöka om överprövning.

I stället för att ”hänga ut” anbudsgivare som inte uppfyllt kraven i upphandlingen genom att utförligt redogöra för det i upplysningarna som skickas till alla anbudsgivare, bör myndigheter i stället vara mer återhållsamma med negativa omdömen i upplysningarna.

Exempelvis räcker det att ange vilka anbudsgivare som inte gått vidare från kvalificeringen till anbudsutvärderingen, utan att närmare gå in på varför. De mer detaljerade skälen till att en anbudsgivare inte ansetts uppfylla kraven kan i stället anges i ett följebrev som bara skickas till den berörda anbudsgivaren.

Det anges visserligen i förarbetena till LOU och LUF att upplysningarna som skickas till alla anbudsgivare ska vara identiskt utformade. Det gäller dock bara själva upplysningarna om tilldelningsbeslutet. Dessa upplysningar kan därför fokusera på den vinnande anbudsgivaren och dess anbud, och behöver inte i detalj redogöra för hur övriga anbudsgivare och anbud bedömts.

Att det är tillåtet med individuellt utformade upplysningar om det egna anbudet framgår av 9 kap. 10 § LOU och LUF, där det anges att en upphandlande myndighet på begäran ska lämna upplysningar om skälen till att en anbudsansökan avslagits eller ett anbud förkastats, eller varför den vinnande anbudsgivarens anbud ansetts bättre än den frågande anbudsgivarens.

Det finns inget som hindrar, utan är tvärtom klokt för att förebygga överprövning, att sådana individuella upplysningar lämnas redan med upplysningarna om tilldelningsbeslutet.

De anbudsgivare som inte är framgångsrika i upphandlingen bör alltså, utöver upplysningar om tilldelningsbeslutet, även få varsitt brev om varför just deras anbud inte ansetts uppfylla kraven.

På så sätt sticker myndighetens bedömning inte i ögonen på samma sätt som negativa omdömen som skickas till alla anbudsgivare, och därmed kan ytterligare en källa till onödiga överprövningar elimineras.

Var öppen och tillmötesgående

Oavsett hur väl utformade upplysningarna är finns det risk för att frågor kvarstår efter att anbudsgivarna tagit del av upplysningarna. Det behöver inte bero på myndigheten, utan kan bero på anbudsgivarna.

Men det finns all anledning för myndigheten att försöka undanröja oklarheter under den tid då avtalsspärren löper, för att minska risken för överprövning.

Som upphandlare bör man hålla sig tillgänglig för anbudsgivare som vill ställa frågor om hur upphandlingen genomförts eller varför bedömningen blev si eller så i en viss fråga. Min erfarenhet är att många planer på överprövning som anbudsgivare smitt, i frustration över resultatet av upphandlingen, läggs åt sidan efter att anbudsgivaren fått möjlighet att prata med upphandlaren och fått svar på sina frågor.

I större upphandlingar finns det anledning att överväga så kallade debriefingmöten med anbudsgivare som inte tilldelas kontrakt. Vid ett sådant möte får anbudsgivaren inte bara möjlighet att ställa frågor, utan även möjlighet att få feedback på anbudet och, vilket är minst lika viktigt, lämna feedback på upphandlingen.

Debriefingmöten är därför i många fall lika värdefulla för myndigheten som för anbudsgivarna. Dessutom bygger möten förtroende mellan parterna, vilket i sin tur minskar risken för överprövning.

Jag önskar er alla en solig och framgångsrik upphandlingssommar!

Kristian Pedersen

Annons

Hantera överprövningar. Upphandling24 arrangerar en populär heldagsutbildning för dig som vill lära dig att minska risken att som upphandlande myndighet drabbas av en överprövning – och öka möjligheten till framgång om du ändå skulle drabbas av en sådan. Läs mer här!

Läs mer: Överprövning ÖverprövningarTilldelningsbeslutUppföljningUpphandling

Redaktionen

red@uh24.se

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Missa inte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Fler nyheter

Hoppas på snabb ”Exit LOU”

Sveriges allmännytta gör undantag från LOU till huvudkrav för att motverka skenande byggkostnader. En ny rapport ger en bild av omkring 20 procent högre prisnivåer i pågående upphandlingar.

Gävles allmännytta pausar byggen

Gävle kommuns allmännytta Gavlegårdarna pausar nyproduktion av bostäder till följd av det osäkra världsläget.

”LOU måste förtydligas”

LOU är luddig vilket hämmar hållbara it-upphandlingar. Det anser TCO Developments vd Sören Enholms som vill se ett förtydligande.

Kritiserar två regioner

Branschorganisationen Sveriges Bussföretag har granskat hur väl landets regioner följer de nationella rekommendationerna när de upphandlat kollektivtrafik. Skåne får ros. Gotland och Gävleborg får ris.

Chef igen – nu som interim

Karriär

I fjol lämnade upphandlingschefen Katja Bähr Tyresö kommun för konsultbolaget Knowit. Under 2022 är hon inhyrd inköpschef på Stockholm Vatten och avfall. ”Ett år en fantastisk tid. Man får sätta sin egen prägel men krafterna hinner inte ta slut”, säger hon.

Foto: Mostphotos

”Kan inte agera detektiver”

Nya regelverk innebär att upphandlare behöver lyfta på många stenar för att utreda om leverantörerna är ”hela och rena”. Men det är inte rimligt att förväntas vara EU:s detektiver. Det anser Addas bolagsjurist Lotta Olsson.

Lediga jobb

Strategisk inköpare, Affärsområde IT och Förvaltning, Sektion Inköp HR IT

Erfaren upphandlare

Upphandlare med känsla för hållbara affärer

Familjebostäder Stockholm

Familjebostäder söker Inköpsstrateg

Familjebostäder Stockholm

Familjebostäder söker Strategisk inköpare

Upphandling Södertörn

Upphandling Södertörn söker upphandlare

  • Upphandlingsadministratör
  • Adda söker en bolagsjurist som vill göra samhällsnytta
  • Upphandlare med controlleransvar till Halmstads Energi och Miljö AB
  • Upphandlare till Tyresö kommun
  • Inköpsanalytiker i början av sin karriär till Nacka kommun!
  • Inköpare som vill utvecklas i Nacka kommun!
  • SIS söker en junior upphandlare
  • SIS söker en senior upphandlare
  • Upphandlare till KTH
  • Upphandlare, entreprenad till Huddinge kommun
  • Upphandlare till Piteå kommun
  • Hållbarhetsansvarig till Statens inköpscentral
  • Erfaren Upphandlare till Kista eller Linköping
  • Avtalsförvaltare till Regionfastigheter i Lund
  • Jurist till inköpsenheten, placering Stockholm
  • Inköpschef, Skellefteå kommun
ANNONS FRÅN AFF

För oss är Aff ett viktigt verktyg

Om inte Aff fanns skulle  vi tvingas att skapa vår egen standard för att definiera vårt drift- och underhållsuppdrag, i stället för att kunna luta oss mot en branschstandard. Det skulle vara både jobbigt, ineffektivt och kostsamt, säger Andreas Mattsson områdeschef på Region Halland.

Senaste nyheterna

Hoppas på snabb ”Exit LOU”Hoppas på snabb ”Exit LOU”
Gävles allmännytta pausar byggenGävles allmännytta pausar byggen
”LOU måste förtydligas””LOU måste förtydligas”
Kritiserar två regionerKritiserar två regioner
Chef igen – nu som interimChef igen – nu som interim
”Kan inte agera detektiver””Kan inte agera detektiver”
Efterlyser tydligare stödEfterlyser tydligare stöd
Agerar efter upphandlingsmissarAgerar efter upphandlingsmissar
GUIDE UPPHANDLA MODULER

Guide–upphandla moduler

Ladda ner kostnadsfritt >
Upphandling24 har tillsammans med bolag i branschen tagit fram en guide för att upphandla moduler. Läs hela den 13-sidiga pdf:en och få tips och råd från upphandlare, leverantörer och jurister.

Senaste kommentarerna

  • ”LOU snedvrider konkurrensen”Allmännyttans kampanj mot LOU lämnar mig ingen ro. Jag tycker ärligt talat att den är rent ut sagt pinsam och...
  • Vill skrota LOU för allmännyttanAllmännyttans kampanj mot LOU lämnar mig ingen ro. Jag tycker ärligt talat att den är rent ut sagt pinsam och...
  • Vill skrota LOU för allmännyttanIntressant iakttagelse från utredaren att "bolag alldeles uppenbart inte offentligrättsliga organ". Kan inte annat än undra hur SKR kommer ställa...
  • Anklagas för ojusta metoderNorstedts Juridik har försökt förmå kommuner att ogiltigförklara eller säga upp avtal som de har ingått med JP Infonet om...
  • Överträffar målen för klimatetVar är resultatet? Vilka siffror redovisas och för vad? Vem och hur gjorde beräkningen? Menar Region Stockholm att varje inköp...

Aktuella utbildningar

  • Agil upphandling | 9 november
  • LOU på två dagar | Hösten 2022
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Anbuds­utvärdering | 13 oktober
  • Hantera överprövningar | 10 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 23-24 november
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 19-20 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 18 oktober
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Leda upphandlingar effektivt | 6 december
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 17 november
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Blir en bättre it-upphandlare

Att upphandla it är komplext med speciella utmaningar. Det är viktigt att du som upphandlare vet vad du behöver tänka på när du ska ställa dina krav och hur du utformar dem.

ANNONS  FRÅN UPPHANDLING24

Ulrika Lindgren

Nätverket utvecklar anbudsarbetet

Ulrika Lindgren, anbudschef på arkitektkontoret AIX, är medlem i Upphandling24:s anbudsnätverk. Det har hjälpt henne att utveckla processen för att lämna vassare anbud.

UH24 Utbildning – Hitta kursen för dig!

Det är här vi tar innehållet från våra konferenser och produkter och förvandlar det till konkret kunskap – som lyfter din kompetens till helt nya nivåer.

Nyhetsbrev

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

En gång i veckan får du ett mejl med de viktigaste nyheterna i upphandlingsvärlden. Du får också information om våra kommande evenemang.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

Pernilla Norman

Upphandla för rikets säkerhet

Den nya säkerhetsskyddslagen gör att du som upphandlare måste analysera och ta hänsyn till nya typer av risker. Pernilla Norman, advokat och expert på säkerhetsskyddad upphandling, leder en populär utbildning som lär ut just detta.

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Postadress: Upphandling24, c/o Garamond, Mariebergsgatan 15, 112 19 Stockholm
Besöksadress: Tegnérgatan 39,  Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »