Avtalscontroller för en dag

Uppsala kommun anordnade en särskild uppföljningsdag för alla inköpsmedarbetare för att lyfta betydelsen av avtalsuppföljning och ”fira” framgångar med ett mer proaktivt arbetssätt.

Uppsala kommun gjorde hela upphandlingsstaben till avtalscontrollers under en temadag.

Möjligen ger handfast arbete bäst förståelse för avtalsuppföljning.

Det var i alla fall det som stod på schemat under uppföljningsdagen i onsdags. Ett 40-tal medarbetare från kommunens upphandlingsstab delades in grupper för att genomföra stickprovskontroller.

– Vi hann med att granska över 160 avtal – fantastiskt bra, säger Helena Sköld Lövgren, upphandlingschef i Uppsala kommun.

Men lika viktigt under temadagen var kanske att lyfta betydelsen av avtalsuppföljning och öka förståelsen för det arbetet.

– Det ger också lärdom för våra upphandlare om olika delar i kommande upphandlingar som kan underlätta avtalsuppföljning – från hur vi utformar krav och prismatriser, till tydlighet vid startmöten för beställare och leverantörer, säger Helena Sköld Lövgren.

Det var första gången som Uppsala kommun genomförde en uppföljningsdag.

– Idén uppstod genom SOI-nätverkande och inspiration där från hur SMHI arbetat med avtalsuppföljning.

Uppsala kommun har tre avtalscontrollers. Nyligen kunde kommunen redovisa goda resultat från ett samlat arbete mot välfärdsbrott. Upphandling och avtalsuppföljning bidrog där med genomförda återkrav på 7,2 miljoner kronor och stopp för framtida felaktiga utbetalningar på 12 miljoner kronor.

– Beloppen gäller för arbetet under 2024 och är ett tydligt resultat av vårt nya arbetssätt, säger Helena Sköld Lövgren.

Vad är skillnaden mot tidigare?

– Då handlade det mycket om att släcka bränder och lite att den som skrek mest fick hjälp. Nu jobbar vi mer proaktivt utifrån en plan som bland annat bygger på systematisk uppföljning av avtal efter sex månader och stickprovskontroller som grund för beslut om djupare revision.

Positiva spin off-effekter blev märkbara tämligen omgående.

– Verksamheterna har fått upp ögonen för hur viktigt det är med avtalsuppföljning och hör av sig oftare när de upptäcker felaktigheter. Likaså har näringslivet fått nys på att vi jobbar mer intensivt med uppföljning. Numera kan vi få samtal från en leverantör i stil med ”vi har råkat fakturerat 100 000 för mycket och vill rätta det.”. De vet att vi kommer att hitta det där förr eller senare i alla fall, säger Helena Sköld Lövgren.