Nominera till Årets inköpare

Ann-Heléne Klasson, Halmstads Fastighets AB, blev Årets inköpare 2017 på Sveriges Offentliga Inköpares stora årskonferens i Gävle. Nominera till Årets inköpare 2018 genom att gå till länken https://www.soi.se/arets-inkopare.  Alla, såväl kollegor som chefer och leverantörer, har möjlighet att nominera. Priset delas ut vid årskonferensen i Jönköping 16-18 april 2018.

Ann-Heléne Klasson berättar i en intervju i tidningen Upphandling24 om sitt jobb och att hon tycker att det är en fantastiskt rolig utmärkelse. Hon brinner för upphandlingsfrågor och drivs av utmaningen att ständigt förbättra dem. Man får inte vara rädd för dialog med alla parter, den är A och O för ett lyckat samarbete, menar hon.

– Man behöver inte heller krångla till det så mycket i upphandlingen. Försök förenkla så mycket som möjligt, var inte rädd för att testa nya vägar! Jag har också lärt mig att man inte ska styra för mycket som beställare. Utförarna sitter på otroligt mycket yrkeskunskap och kreativitet – låt dem göra det som de är bra på, så kan vi ägna oss åt det som vi själva är bra på.

Ann-Heléne Klasson har varit inköpare hos HFAB i fem och ett halvt år, och innan dess var hon på Halmstad kommun i ungefär två år. På HFAB har hon ansvarat för funktionsupphandling inom området yttre skötsel, där man använde en utvärderingsmodell som la större fokus på kvalitet än på pris, vilket är en metod som används i merparten av HFAB:s upphandlingar.

Något som gav flera goda resultat.

– Vi fick fler anbud och nya anbudsgivare som vi inte lyckats locka till oss tidigare och som nu har vågat ge sig in i processen. Vi vill ju främja konkurrensen och locka till oss entreprenörer som vill utvecklas och använda den kompetens som de sitter på för att tänka i nya banor tillsammans med oss.
Upphandlingsmyndigheten har också gjort en film där Ann-Heléne Klasson berättar om just den upphandlingen.

HFAB har även gjort andra funktionsupphandlingar, bland andra en avseende mindre reparationer, där tidig dialog var ett viktigt verktyg. Anledningen till att man valde tidig dialog i den upphandlingen, var att det varit svårt att locka till sig anbudsgivare inom just det avtalsområdet.

– Vi bjöd in intresserade entreprenörer till dialogsamtal, både i storgrupp men också i enskilda samtal för dem som ville. Vi ville veta hur entreprenörerna såg på avtalen och vilka förbättringar vi kunde göra för att de skulle vilja vara med och räkna på vår upphandling.
Responsen var positiv – entreprenörerna hade flera tips på hur avtalet kunde utformas så att de kunde vara med och räkna.

En synpunkt var att det var svårt att räkna på eftersom inga garanterade volymer kunde ges. Att ge dem mer garanterad arbetsvolym var svårt, menar Ann-Heléne Klasson, men det fanns en hel del man kunde göra tillsammans för att effektivisera upplägget. Bland annat genom att lägga vissa fasta arbetsuppgifter på entreprenören, som de sedan kunde planera in på årsbasis så att de passade deras egna down-perioder.

Dessutom kunde HFAB på detta sätt ta bort en del uppgifter från sina husvärdar som de hade haft svårt att hinna med. Exempelvis filterbyten av avfuktare i torkrum och samordning av cykelrensning.

– På det viset kunde vi garantera vissa fasta arbeten för entreprenörerna, och göra upphandlingen mer attraktiv. Efter att just detta avtalet trätt i kraft, hade vi en partnerträff för våra samarbetspartner, där vinnaren av upphandlingen berättade att de inte hade för avsikt att vara med egentligen, men genom dialogen fick de med synpunkter som gjorde att de ville vara med. Det kändes väldigt roligt att höra.

Mindre reparationer blev alltså ett lyckat exempel på en upphandling, där man genom dialog kom fram till en lösning som var lyckad både för beställare och utförare. Och det är så här Ann-Heléne Klasson och HFAB vill jobba.

Under avtalsfasen har HFAB med ett obligatorium som ingår i samtliga upphandlingar där kontakt med hyresgäster ingår : en liten ”HFAB-skola”, i form av en två timmar lång utbildning.

– Där informerar vi om hur vi jobbar, och vad vi förväntar oss av entreprenören när det gäller kontakterna med våra hyresgäster som vi värnar väldigt mycket om. Det är ju de som bor i våra fastigheter! Oavsett om man är elektriker, snickare, städare eller HFAB:s egen husvärd så ska vi bemöta och hantera hyresgästerna på samma sätt.

Dialogen behöver dock inte sluta med avtalet. Kvalitetsutvärderingar är ett annat viktigt verktyg för HFAB:s upphandlingsarbete. Att lägga lite extra tid och kraft på att kontakta förlorarna i upphandlingen lönar sig verkligen i längden, och detta är något Ann-Heléne Klasson vill arbeta mer med framöver:

– De vill ju självklart ha feedback till nästa gång! Vi träffar gärna dem som så önskar, så att vi kan förklara hur vi tänkt, exempelvis med kvalitetsbedömning eller andra kriterier. Då skapar man en förståelse och de som inte vann denna gång kan få kunskap i vad de kan förbättra till nästa upphandling. Dessutom tror jag att man med hjälp av dialog och erfarenhetsutbyte i den här delen av upphandlingsfasen, kan minimera risken för kostsamma överprövningar för alla parter.

Sedan några höstar tillbaka har HFAB även en partnerträff, där man bjuder in alla sina samarbetspartner (entreprenörer och leverantörer) under en dag för att bland annat presenterar vilka projekt och upphandlingar som är aktuella kommande år.

– Som upphandlare och upphandlande bolag är det viktigt att kommunicera vad vi har på gång, ta upp trender inom upphandling, var fokus ligger – pris eller kvalitet… Vi måste vara i framkant och visa aktivt att vi vill ha med entreprenörerna på tåget. Det är ju också en tvåvägskommunikation som är viktig – hur utvecklas marknaden, vilka lösningar kan de erbjuda? Vi måste verkligen prata mer med våra utförare, för de är ju ständigt uppdaterade inom sin egen bransch.

Även rent allmänt när entreprenörer ringer eller vill komma och prata försöker Ann-Heléne Klasson och HFAB ta sig tid, även om det ibland varit knixigt att få tiden att räcka till för alla dem som vill komma. För dialogen slutar ju aldrig, den håller på hela tiden inte minst under avtalstiden, menar Ann-Heléne Klasson.

Dialog är nyckeln, och minst lika viktig även internt i den egna organisationen. Den är alltså inte bara en angelägenhet för upphandlaren och utföraren, utan också i allra högsta grad för beställaren.

Det är därför viktigt att förankra internt inom den egna organisationen och även föra dialogen där för att få till väl fungerande avtal. Det är också viktigt att i avtalsgruppen ha med sig olika typer av beställare inom den egna organisationen.

– När vi exempelvis upphandlade mindre reparationer fanns det med flera husvärdar, men även en distriktschef, i avtalsgruppen, eftersom det är jätteviktigt att alla får höra samma sak och får lägga fram sina synpunkter.

Pernilla Fredholm

Det här är en intervju med Ann-Heléne Klasson som publicerades i tidningen Upphandling24 nr 4-2017.