Inga problem ge bonus för bra kvalitet

I en fråga till Upphandlingsmyndighetens frågeportal undrar frågeställaren om det är möjligt att ha någon form av bonussystem för bra kvalitet under avtalstiden.

Frågeställaren undrar om det är möjligt att ge leverantören en bonusutbetalning om tjänsten utförts särskilt väl.

Erika Hanses, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten, anger i sitt svar att det är möjligt att använda ett sådant upplägg.

“Som huvudregel har den upphandlande myndigheten en stor frihet att själv utforma sin upphandling inom ramen för de grundläggande principerna. Det ska således tydligt framgå av upphandlingsdokumenten hur bonussystemet kan komma att tillämpas”, skriver hon i sitt svar.

Däremot känner hon inte till några upphandlingar där ett sådant bonussystem har använts, men ger exempel på att bonusutbetalningar kan användas för exempelvis snabba leveranstider eller för andra uppdrag där kvalitetsnivån på tjänsten kan mätas i efterhand.

Att bonus vid överprestation är efterfrågat har getts flera exempel på. Ett är där Mikael Wallin, affärsutvecklingschef på it-företaget CGI, på Almegas upphandlingsdag våren 2017 menade att  incitament för överprestation är ett medel för ökad innovation, men också för en bättre affär totalt.

– Jag ser tyvärr inte mycket av incitament i de avtal som skrivs. Det verkar som att man tycker att leverantörerna ska leverera enligt lägsta nivån. Det är mycket piska och lite morot, vilket är tråkigt eftersom det finns många bra förslag som vi skulle kunna bidra med. Vi behöver öka dialogen kring upphandlingarna. I dag hämmar de den innovation som ändå finns. Vi vill ju att kunderna ska kunna ta del av den enorma utveckling som sker inom vårt område, sa han.

Åke Strandberg, senior rådgivare på hälso- och sjukvårdsföretaget Capio, tyckte att det borde vara enkelt med incitament.

– Det är lätt att hitta incitamentsmål i vår bransch. Vi har haft exempel på långa avtal där man tagit en dialog om vilka nyckeltal som ska premieras. Många tror att det behövs starka incitament, men det gör det inte. Vi har, tvärt emot vad som brukar anges i debatten, rörelsemarginaler på endast tre-fyra procent. En halv procent i bonus är jättemycket i det sammanhanget. Incitament går att hantera om man vill och vågar, menade han.

Upphandling24 kan också bistå med i alla fall ett konkret exempel.

I somras blev Västtrafiks och Hallandstrafikens upphandling av busstrafiken i Onsala, Kungsbacka och mellersta Bohuslän klar. Trafikstart sker i juni 2018 respektive juni 2019 och avtalen löper över tio år.

2012 genomförde Västtrafik en upphandling enligt den nya upphandlingsmodell som senare kom att kallas Västtrafikmodellen. Den var en funktionsupphandling som bygger på ett fördjupat samarbete med trafikföretagen.

Redan året efter, 2013, betalade Västtrafik ut sammanlagt 28 miljoner kronor till flera trafikföretag för att de uppnått hög kundnöjdhet.

I de nya avtalen har trafikföretagen ännu större möjlighet att utforma trafiken och påverka utförandet. Det finns också möjlighet att få kvalitetsbonus om hög kundnöjdhet uppnås och resandeincitament, där resandeutvecklingen avgör hur stor ersättningen blir. Syftet är att ge de upphandlade företagen större ansvar och möjlighet att bättre använda sin kompetens.

– Vår ambition med de nya avtalen är att båda parter ska arbeta aktivt mot det gemensamma målet att erbjuda en attraktiv kollektivtrafik som ger oss fler och nöjdare kunder, säger Rebecca Sundborg, affärschef buss region på Västtrafik.