– ESV bedömer att existerande styrning är tillräcklig för att myndigheterna ska bedriva ett inköpsanalysarbete. Ett stort ansvar ligger nu på myndigheternas inköpsfunktion att peka på nyttan och peka ut en riktning för den egna myndigheten. Vår ambition har varit att också lämna ett kunskapsunderlag för att förenkla det fortsatta arbetet, kommenterar Ulf Waltré, ansvarig utredare på Ekonomistyrningsverket.
Den rapport som ESV publicerat bygger på ett regeringsuppdrag sedan den nya regeringen lyft inköpsanalyser inom statliga myndigheter som ett av sina första initiativ på upphandlingsområdet.
ESV bedömer att de finne en potential för att analyser kan effektivisera myndigheternas inköp men också ett stöd för att förbättra myndigheternas övriga verksamhet.
Gällande myndighetsförordning ses av ESV som tillräcklig, men myndigheten betonar vikten av att utveckla e-handel.
– Inköpsanalyser kan utgöra ett stöd för att säkerställa att myndigheterna lever upp till myndighetsförordningens krav på effektivitet, legalitet och god hushållning. ESV bedömer att myndighetsförordningens krav är tillräckligt för att myndigheterna ska bedriva ett inköpsanalysarbete som lämpar sig för verksamheten. Ingen ytterligare generell reglering behövs, säger Ulf Waltré.
Han tillägger om e-handelsdelen:
– Myndigheterna behöver kvantitativ data om sina inköp för att kunna analysera dem. Om myndigheterna gör sina inköp med hjälp av e-handel får de tillgång till sådana data. Så om kraven ökar på att myndigheter i större utsträckning ska göra sina inköp med e-handel kan det i förlängningen bidra till att utveckla arbetet med inköpsanalyser i staten.
ESV ser inköpsanalyser som olika arbetssätt för förberedelse, analys och utvärdering inom en organisations strategiska inköpsarbete.
– Effektivitet kan i sammanhanget innebära att rätt saker köps till lägre pris eller att myndigheten effektiviserar sina processer. Det kan också vara större förståelse inom myndigheterna eller ökad förståelse för möjligheter på marknaden för att tillgodose myndighetens behov. Inköpsanalysarbetet bidrar konkret till att effektivisera myndigheternas arbete men potentialen och valet av aktiviteter beror på krav och komplexiteten i myndighetens verksamhet, säger Ulf Waltré.
Från rapportarbetet lyfter han några av de större myndigheterna som inspiratörer.
– Trafikverket, Skatteverket och Arbetsförmedlingen är exempel på några myndigheter som verkligen imponerat på oss med sitt inköpsanalysarbete. De har verkligen vågat satsa på det här arbetet och lyft arbetet i organisationen.
– Vår bedömning är att alla myndigheter behöver hitta den nivå som passar verksamheten. ESV tror att det är av stort värde om myndigheter utbyter erfarenheter och lär av varandra, säger Ulf Waltré.
ESV behöver få ett regeringsuppdrag där det framgår att ESV ansvarar för inhämtning av omsättningsstatistik baserat på myndigheters redovisning och leverantörskontran. Det behöver också bättre framgå i ESV:s vägledningar hur myndigheter ska lägga upp avtal kopplade till leverantörerna i sina bokföringssystem så att det blir enklare för ESV att kontrollera detta i sin EA-värdering. ESV har med detta ett stort ansvar när det gäller statens spendanalyser.