Skip to content
  • Om oss
  • Kontakta oss
  • Nyhetsbrev
  • Annonsera
Upphandling24
  • Nyheter
    • Debatt
    • LOU
    • Förvaltningsrätten
    • Direktupphandling
    • Överprövning
    • Ramavtal
  • Karriär
    • Lönestatistik
    • Lediga jobb
    • Platsannonsera
    • Student
    • Utbildningar
  • Konferens
  • Utbildning
  • Nätverk
    • Upphandlare
    • Avtalsuppföljning
    • Entreprenadupphandlare
    • IT-upphandlare
  • Om oss
    • Om oss
    • Kontakta oss
    • Nyhetsbrev
  • Annonsera
    • Platsannonsera
    • Annonsera

Upphandlande myndighet – dokumentera mera

Juridisk krönikaFör att kunna kontrollera att en upphandling har skett rättssäkert och i enlighet med LOU krävs att upphandlingen noggrant dokumenteras. Fredrik Linder och Erik Sigfridsson, Hamilton Advokatbyrå, vill uppmärksamma upphandlande myndigheter på den numera lagstadgade skyldigheten i LOU att dokumentera genomförandet av en upphandling, och de konsekvenser som bristande uppfyllnad av dokumentationsplikten kan få.

| 2018-03-19
Fredrik Linder och Erik Sigfridsson, Hamilton Advokatbyrå.

Sverige har en internationellt sett jämförelsevis rättssäker offentlig förvaltning. Myndigheters beslut motiveras i stor utsträckning och kan överklagas av berörd part. Offentlighetsprincipen garanterar allmänheten insyn i den offentliga förvaltningen, vilket medför att missförhållanden i många fall kan uppdagas.

Upptäckten av missförhållanden föranleder ofta att rutiner och arbetssätt ändras, vilket på längre sikt kan leda till en förbättrad offentlig förvaltning. Sverige har dock tappat både placeringar och poäng i Transparency Internationals nyligen publicerade årliga korruptionsindex och det finns anledning att hela tiden arbeta med dessa frågor.

När det kommer till hur skattemedel används vid offentlig upphandling är det särskilt viktigt att detta sker på ett rättssäkert och förtroendeingivande sätt. Korruption och otillbörliga hänsyn måste bekämpas, varför ett av de främsta syftena med EU:s upphandlingsdirektiv är att säkerställa ett likabehandlande förfarande för offentlig upphandling.

I skäl 126 till EU-direktivet 2014/24/EU om offentlig upphandling anges även särskilt att ”spårbarhet och öppenhet i beslutsfattandet i upphandlingsförfarandena är av avgörande betydelse för att man ska kunna säkerställa att sunda förfaranden används, vilket även inbegriper effektiv bekämpning av korruption och bedrägeri”.

I direktivet återfinns även en särskild bestämmelse om den upphandlande myndighetens dokumentationsplikt (artikel 84.2). Delar av denna artikel har införts i 12 kap. 14 § LOU (motsvarande bestämmelse finns även i 12 kap. 14 § LUF och 10 kap. 14 § LUK).

Enligt 12 kap. 14 § LOU ska en upphandlande myndighet dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. Myndighetens dokumentationsplikt är således omfattande. I artikel 84.2 i direktivet och i förarbetena till den nya upphandlingslagstiftningen anges exempel som omfattas av dokumentationsplikten.

Under alla omständigheter ska ”kommunikation med leverantörer, interna överläggningar, utformning av upphandlingsdokumenten, eventuella dialoger eller förhandlingar samt urval och tilldelning av kontrakt” dokumenteras av myndigheten, se prop. 2015/16:195 s. 1076.

Det är inte ovanligt att leverantörer upplever svårigheter med att få ut dokumentation från den upphandlande myndigheten, trots att den borde finnas. En upphandlingsrapport brukar i regel tillhandahållas men ibland kan denna rapport sakna viss information, exempelvis en projektgrupps motivering av poängsättningen av utvärderingskriterier avseende kvalitet.

Leverantören kan då efterfråga att få ta del av protokollet från projektgruppens utvärdering av anbuden. Ett sådant protokoll ska finnas eftersom det, enligt vår uppfattning, omfattas av dokumentationsplikten att upprätta ett sådant protokoll. Det förekommer att leverantörer får svar från myndigheten att ett sådant protokoll inte har upprättats, vilket alltså innebär att myndigheten inte uppfyllt sin dokumentationsplikt i 12 kap. 14 § LOU.

Saknas dokumentation som enligt 12 kap. 14 § LOU ska finnas kan en leverantör komma att ifrågasätta om upphandlingen faktiskt gått rätt till. Har exempelvis projektgruppen genomfört utvärderingen på det sätt som angetts i underlaget till upphandlingen om motivering till poängsättningen helt saknas? Avsaknad av dokumentation som borde finnas kan därför föranleda att en leverantör begär överprövning av upphandlingen.

Dokumentationsplikten i 12 kap. 14 § LOU bör enligt vår mening även medföra att den upphandlande myndigheten tilldelas en viss bevisbörda. Om det saknas dokumentation, som enligt 12 kap. 14 § LOU ska finnas, kan därför en upphandling i vissa fall behöva göras om eftersom det då kan ifrågasättas om upphandlingen faktiskt genomförts på det sätt som föreskrivits.

Det finns även andra skäl till att upphandlande myndigheter bör dokumentera genomförandet av sina upphandlingar. Dokumentation kan underlätta utbyten mellan upphandlande myndigheter. Även den forskning som bedrivs inom offentlig upphandling kan gynnas av tillgång till mer material från genomförda upphandlingar. Således kan framtida upphandlingsdokument förbättras.

Att en upphandlande myndighet dokumenterar samtliga skeden i upphandlingen innebär således inte bara att kravet i LOU uppfylls och att upphandlingsförfarandet blir mer rättssäkert. Sådan dokumentation kan dessutom bidra till mer effektiva och bättre upphandlingar i framtiden.

Vårt råd till upphandlande myndigheter blir därför att dokumentera mera – hellre för mycket än för lite.

Läs mer: JuridikJuridisk krönika

Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Fler nyheter

Foto: Mostphotos och Sparbanken Nord

Vittnar om snåriga dokument

Att som anbudsgivare greppa vad som efterfrågas i en upphandling är inte det lättaste. Stina Haglund, serieentreprenör från Örnsköldsvik, vet hur svårt det kan vara att ta sig igenom djungeln av dokument.

Foto: Mostphotos

Kritiserar upphandling av skydd

Sveriges ambassad i Sudan anlitade ett säkerhetsbolag med starka kopplingar till landets ökända milis. Något som får hård kritik från organisationen International Code of Conduct association.

Stockholmsbuss

Splittring om egna bussar

Region Stockholm öppnar för att äga bussar som upphandlade trafikutövare ska använda. Men ägandet som ett sätt att underlätta övergången till nya trafikavtal sågas av oppositionen.

Magnus Ericsson

Hoppas på samverkan

”Våga samarbeta” är uppmaningen från Norrbottens upphandlingsråd för att ta del av de affärsmöjligheter som följer med historiskt stora investeringar i norra Sverige.

Marjo Savelius

Hoppar på LOU-tåget

Strängnäs ansluter sig till de kommuner som avvecklar LOV inom hemtjänsten. Upphandlingen av privata utförare enligt LOU inleds nu efter beslut i kommunens socialnämnd.

Österåker

Teamarbete ger resultat

Ökat fokus på marknadsdialog. Stärkt samverkan internt i kommunorganisationen. Teamarbete där upphandlaren alltid har stöd av en kollega.

Lediga jobb

Umeå kommun

Upphandlare till Upphandlingsbyrån

  • Vill du bidra till att stärka läkemedelsförsörjningen av vacciner i Sverige?
  • Jurist till inköpsenheten på Polismyndigheten, Stockholm
  • Inköpare med inriktning Entreprenad, Tekniska konsulter och Drift & underhåll, Stockholm/Linköping
  • Strategisk Inköpare till Luftfartsverket, LFV
  • Inköpare med inriktning Entreprenad, Tekniska konsulter och Drift & underhåll, Stockholm/Linköping

Senaste nyheterna

Vittnar om snåriga dokumentVittnar om snåriga dokument
Kritiserar upphandling av skyddKritiserar upphandling av skydd
Splittring om egna bussarSplittring om egna bussar
Hoppas på samverkanHoppas på samverkan
Hoppar på LOU-tågetHoppar på LOU-tåget
Teamarbete ger resultatTeamarbete ger resultat
NCC-affär växte med hallNCC-affär växte med hall
Tog strid och vannTog strid och vann
ANNONS FRÅN AFF

”Vi behöver inte uppfinna hjulet”

Om inte Aff fanns så skulle vi behöva skapa vår egen standard för både begrepp och avtal, ett arbete som skulle vara både kostsamt och ineffektivt. Risken för att man tolkar saker olika ökar, och det skulle sannolikt leda till sämre entreprenader.

Senaste kommentarerna

  • Vittnar om snåriga dokumentNu har jag inte granskat underlaget på den aktuella upphandlingen, men generellt: Om upphandlande myndigheter slutade upphandla med elektroniska medel...
  • Vittnar om snåriga dokumentTråkig att våra upphandlingsunderlag upplev som svåra att förstå. Om intresse finns så är jag öppen för dialog ur ett...
  • Teamarbete ger resultatBra jobbat! Mycket trevlig läsning!
  • ”LOU driver upp byggpriserna”Att fulhandla utan LOU leder i normalfallet till korruption och sämre konkurrens. Att allmännyttan skulle göra bättre affärer utan LOU...
  • Drar paralleller med RyssbojkottProblemet med Henriks agerande hösten 2022 var att: -Av hundratals leverantörer som har Göteborg som kund och ibland flyger, så...
ANNONS FRÅN TYA

Gör en smidigare upphandling

TYA:s branschnormer, som är framtagna i samarbete med transportbranschen, hjälper kommuner och regioner att ställa rätt krav i upphandlingar. ”Våra guider förenklar oerhört för både upphandlare och anbudsgivare”, säger Anna Nersing, projektledare på TYA.

Aktuella utbildningar

  • Anbuds­utvärdering | 18 oktober (3 platser kvar)
  • Agil upphandling | 19 oktober
  • Kvalificerad entreprenad­upphandlare | 25-26 oktober
  • Säkerhetsskyddad upphandling | 9 november
  • Praktisk avtalsrätt inom LOU och LUF | 14 november
  • Få fart på er avtals­förvaltning | 15 november
  • Förhandling som redskap inom offentlig upphandling | 16 november
  • Kvalificerad IT-upphandlare | 22-23 november FULLBOKAD
  • Leda upphandlingar effektivt | 30 november
  • Hållbar upphandling | 5 december
  • LOU på två dagar | 6-7 december
  • Entreprenadupphandling och AMA AF | 11 december
  • Ramavtal – fördjupnings­kurs | 18 januari 2024

Få vårt nyhetsbrev

Håll dig informerad om de senaste nyheterna inom offentlig upphandling! Prenumerera på Upphandling24:s kostnadsfria nyhetsbrev.

Prenumerera, nyhetsbrev
Typ av verksamhet *
Specialområde
Jag godkänner att mina uppgifter lagras (integritespolicy) *

RSS Analyser från Inköpsrådet

  • Lättare föra över personuppgift till USA
  • Tre saker att tänka på vid spendanalys
  • Viktiga tips för hållbar uppföljning
  • Risk för skada om upphandling görs om
  • Vem ska besluta om avgift mot KKV?
  • Menar vi allvar med dialog?
  • Sexmånadersfristen klargörs
  • Pålitliga fakta bygger förtroende
  • Flera mål i retur efter rättegångsfel
  • Enbart sanningsförsäkran räcker inte
ANNONS FRÅN UPPHANDLING24

”Tillsammans utgör vi en enorm kunskapsbank”

Vill du hålla jämna steg med den snabba utvecklingen inom IT-branschen och känna dig mindre ensam på jobbet? I det digitala nätverket för IT-upphandlare möter du experter och kollegor från hela Sverige för diskussioner och erfarenhetsutbyte med föreläsningar om det senaste med konkreta råd och tips.

Om Upphandling24

Upphandling24 ges ut av PMP Public Media Partner AB. Ansvarig utgivare: Helle Kierkegaard

Kontaktuppgifter

Adress: Upphandling24, Tegnérgatan 39, 111 61 Stockholm

Länkar

Personuppgiftspolicy »
Prenumerera på nyhetsbrev »
Annonsera »